5 min läsning
En digital arbetsplats gör din arbetsdag enklare. För småföretag finns det även många fördelar en modern arbetsplats kan ge.
Vi förväntar oss samma typ av intuitiva upplevelse från tekniken på vår arbetsplats som vi tar för givet från våra smartphones, paddor och spelkonsoler.
Enklare, tryggare, bekant och samlat. Tack.
Med Microsoft 365 i spetsen på din digitala arbetsplats får dina medarbetare tillgång till familjära, samlade verktyg som är byggda för säkerhet och resultat.
Och eftersom de är molnbaserade jobbar dina anställda lika bra hemma som på kontoret, om inte bättre.
Med andra ord: du blir digital och ostoppbar.
Innan vi går in på fördelarna Microsoft 365 ger småföretags digitala arbetsplatser, låt oss gå igenom vad en digital arbetsplats är.
Vad är en digital arbetsplats?
En digital arbetsplats är en plattform eller samling digitala verktyg som låter dig och dina anställda samarbeta, komma åt viktig företagsinformation och göra arbetsuppgifter – oberoende av plats.
Du kan till exempel med SharePoint i Microsoft 365 ha en gemensam samarbetsyta med externa partners eller driva project med Planner.
Du kan även kommunicera och dela filer i Teams med kristallklara videosamtal.
Detta är bara ett exempel av många, men poängen är att anställda får tillgång till funktioner och applikationer de behöver i sitt arbete, samtidigt som företaget säkert och enligt regelverk får kontroll över information och data.
En digital arbetsplats kan du även lösa problemet med att anställda använder applikationer som inte erbjuds eller är godkänt av företaget, även kallat shadow-IT i branschtermer.
Shadow-IT kan ha förödande säkerhetsrisker.
En anställd kanske delar känsliga dokument i sin privata Dropbox eller sprider företagsinformation i chatt-program som Slack.
Med en digital arbetsplats ger du dina anställda alla verktyg de behöver för att göra sitt jobb utan externa appar – samtidigt som företaget får bättre kontroll över sin egen data.
Resultatet är en säkrare och mer effektiv arbetsplats utan onödiga gränser.
Varför en digital arbetsplats?
De globala företagsmålen har ändrats. Enligt en rapport från Statista från 2020 rapporterade 62% av företag nu att man prioriterar att öka sin operativa effektivitet och att 52% vill transformera sina befintliga företagsprocesser.
Samtidigt har pandemins snabba omväxling till hemmaarbete krävt nya, flexibla företagslösningar som låter medarbetare från alla avdelningar sköta sitt jobb var de än är.
Är en digital arbetsplats lösningen?
Det verkar nästan så.
Chicago Booth Review citerar resultatet i en undersökning från Mars 2021 som visar att sex av tio arbetare är mer produktiva hemma. Rapporten säger även att de var i snitt 7% mer produktiva hemma än de trodde de skulle vara.
Anledningarna att investera i en digital arbetsplats är många.
Med en digital arbetsplats och kraftfulla molntjänster som främjar samarbete, effektiviserar dina processer och optimerar dina kostnader är du redo att möta framtidens behov.
Och med Microsoft 365 och en partner som Squad får du inte bara en digital arbetsplats – du får förstklassig support hela vägen.
Men varför Microsoft 365?
Låt oss gå igenom de största fördelarna en digital arbetsplats i Microsoft 365 kan ge ditt småföretag.
6 fördelar en digital arbetsplats i Microsoft 365 kan ge ditt småföretag
Den digitala arbetsplatsen är svaret på den eviga strävan att få rätt information till rätt person, i rätt ögonblick, på kortast möjliga tid. Detta är konceptet som vägleder oss på Squad när vi pratar om den digitala arbetsplatsen med företag.
Ursäkta uttrycket – men livet borde bara vara jäkligt enkelt.
Så låt oss se hur Microsoft 365 hjälper till att förverkliga detta.
1. Bättre kunskapshantering
Kunskapsdelning händer när information och innehåll är organiserat och enkelt för alla att komma åt.
“Knowledge is power. Knowledge shared is power multiplied.”, så sade Intels medgrundare, Robert Noyce, även kallad “the Mayor of Silicon Valley”.
Med Microsoft 365 kan du organisera dina dokument i bibliotek som är kopplade till respektive avdelning och projekt. Det kan vara allt från projektplaner, interna guider till personalhandlingar.
Du kan klassificera dokument genom att tilldela taggar, nyckelord och kategorier för att enkelt hitta information.
Citatet från Robert Noyce visar på hur viktigt det är med bra kunskapshantering.
Det hjälper till att sprida värdefull kunskap inom företaget. När du enkelt får tillgång till användbar information slipper du uppfinna hjulet på nytt, och istället sparar du tid och ökar din produktivitet.
2. Effektivare samarbete
Känns detta bekant?
Vi åker till kontoret för att få jobbet gjort. Vi samlas från åtta till fem för att kunna ställa frågor och tackla problem tillsammans. Vi använder whiteboardtavlan för att rita fram grafer och måla upp idéer.
När vi träffas fysiskt är det enkelt att brainstorma, samarbeta och ha möten.
Men behöver vi träffas på ett kontor för att kunna göra allt detta?
Nej, för allt detta kan du göra med en digital arbetsplats.
En modern arbetsplats låter dig samarbeta på sätt som vi tidigare endast kunnat göra på kontoret. Det öppnar upp möjligheten för att kollegor ska kunna jobba hemifrån eller från andra platser, som blir allt viktigare.
Det leder till ökad flexibilitet som leder till ökad produktivitet. Det är studieresultatet från en rapport publicerad i Harvard Business Review.
I studien som pågick under en niomånaders period fann man att ökad flexibilitet (utöver ökad produktivitet) också ledde till att anställda:
- Minskade sin sjukfrånvaro
- Arbetade fler timmar
- Var gladare i sitt arbete
Med resultatet framför oss är det självklart.
Tillgänglighet på kontor betyder ofta fler avbrott. Åtta till fem funkar inte för alla, speciellt föräldrar. Och behöver vi verkligen ett konferensrum för 12 personer, när det sällan nyttjas av fler än två samtidigt?
En digital arbetsplats är ett nytt paradigm för samarbete.
Med Microsoft 365 kan du enkelt skapa ytor för olika avdelningar eller team där alla kan samlas för att dela med sig av sina idéer och information, se och uppdatera uppgifter, kommunicera genom röst- och videosamtal, och få tillgång till nyheter, notifikationer – och ja, rita på en whiteboard.
3. Förbättrad kommunikation
Kommunikation är fundamentalt för alla företag och trots att inget företag är det andra likt, så är det viktigt att möta dessa behov och erbjuda kolleger olika sätt att kommunicera på.
Där det finns människor finns det ett behov av att samlas, dela och prata. Kommunikation kan vara formell eller informell, person till person eller från en till många – skriftligt eller verbalt.
Med så många olika sätt att kommunicera på behöver våra kommunikationsverktyg också kunna uppfylla dessa olika behov och omständigheter.
Med Microsoft 365 får du en uppsättning kommunikationsverktyg som lämpar sig för olika situationer.
- Yammer för forumliknande konversationer.
- Teams för chatt, röst och video.
- SharePoint och OneDrive för att kommunicera på dokumentnivå.
Med allt samlat i ett och samma ekosystem, med ett gränssnitt som känns bekant, kan du förbättra din kommunikation både internt och externt.
4. Ökat socialt engagemang
Användningen av sociala medier ökar stadigt från år till år. Förra året var 58% av internetanvändare på Facebook dagligen, det är statistik från rapporten ”Svenskarna och Internet” från Internetstiftelsen i Sverige, IIS.
Det är Sveriges största undersökning om digitala trender och hur vi använder internet.
Sociala medier är en naturlig del av vår vardag och därför en viktig funktion i affärssammanhang. Det underlättar inte bara kommunikation och samarbete, men leder också till en positivare företagskultur.
När alla kan dela med sig av sina kunskaper genom att enkelt kommentera och publicera innehåll ökar engagemanget. Faktum är att i en rapport från McKinsey, kom man fram till att sociala funktioner i ett företag kan öka produktiviteten med så mycket som 20–25%.
Med en digital arbetsplats byggd på Microsoft 365 får du välbekanta social media-funktioner. Du kan tagga kollegor och följa dem. Märka konversationer eller svar med hashtags (# före ordet).
Du kan även följa dokument och samarbetsytor för att hålla dig uppdaterad med det som är relevant för dig. Gilla (tummen upp) för att visa att du håller med eller uppskattar vad en kollega har publicerat eller svarat.
5. Högre säkerhet
När du fysiskt lagrar viktig information vill du ha det bakom lås, larmat och i ett brandsäkert kassaskåp. I digitala sammanhang är det affärskritiskt att din information hålls säkert.
Microsoft 365 har säkerhetsklassificeringar som klarar av höga myndighetskrav, globalt som på EU-nivå. Den typ av säkerhet du får med Microsoft 365 är svårt för småföretag att upprätta själv, för att inte säga kostsamt.
Microsoft tar säkerhet på största allvar och erbjuder med sin höga standard bland annat dataförlustskydd, kryptering av din data, revisionsrapporter och multifaktorautentisering.
Den typen av säkerhet är som man säger: I världsklass.
6. Bättre flexibilitet
En digital arbetsplats är i slutändan en återspegling av förändringar, utvecklingen och tillväxten i ditt företag.
Moderna kommunikationsbehov. Förändringar i processer. Nya kontor, i och utanför Sverige. Kollegor som vill kunna jobba på landstället, flygplatsen eller vid poolkanten.
Ett företag är aldrig statisk. Vi människor är dynamiska.
Med Microsoft 365 kan du skala upp som ner, erbjuda alla på företaget flexibiliteten att få jobbet gjort, oavsett vart man befinner sig och integrera med externa applikationer.
Allt samlat på ett och samma ställe. Centraliserat.
Sammanfattning
En digital arbetsplats är en samlingsplats där du kan klara av mål, brainstorma, få feedback och lösa problem.
Där du enkelt kan få tag på information, följa dina uppgifter, delta i möten, lagra dokument och uppdatera projekt, internt som externt, via röst- eller videosamtal.
Sist men inte minst, det måste vara säkert och klara av höga myndighetskrav.
SquadLogic är en sån tjänst och bygger på Microsoft 365.
Om du redan har Microsoft 365 eller tänker skaffa och vill genomföra en lösning som centraliserar dina affärsprocesser, kan vi hjälpa dig.
SKRIVET AV
Thomas Bjälkenfalk
Thomas är VD och grundare av Squad. Han har sen 1994 hjälpt företag att sänka sina IT-kostnader och framtidssäkra sin teknikinvestering. Och han tar sig tiden att spela golf, flyga drönare och resa så ofta han kan.
Få tips & inspiration som hjälper dig i din roll
Endast det nödvändigaste för att hjälpa dig bli produktivare och öka IT-säkerheten.
Ge det ett försök. Du kan avsluta med ett klick.
Squad är en IT-leverantör i Stockholm. Vi hjälper företag som ditt med molntjänster och IT-support. Vi levererar IT som är enkel att förstå och använda så att du kan få mer tid och samarbeta enklare. Med vår erfarenhet och mångsidighet skapar vi trygghet för våra kunder.
Copyright © 2023 AB Itsquad.
