Med den fortsatt växande outsourcing trenden undersöker många företagsledare olika tjänsteleverantörer. IT-leverantörer är inget undantag.
I vår digitala värld är IT-tjänster en affärskritisk komponent och företag, stora som små, undrar hur de ska välja rätt IT-partneratt samarbeta med.
Precis som många andra företagsbeslut är det sällan enkelt och eftersom det kommer att påverka ditt företag många år framöver, vill du vara säker på att du fattar rätt beslut.
Med ett överflöd av IT-bolag som vill sälja sina tjänster, hur kan du separera den gode, den onde och den fule? Hur vet du vad du verkligen behöver och vad du kan strunta i?
Det är inte alltid lätt att komma i kontakt med någon som engagerar sig i att kommunicera affärsnyttan IT kan ge ditt företag.
Ännu färre är tydliga med att det handlar om mer än bara teknik.
Du bör alltid bli presenterad med en affärslösning och inte hur mycket minne, processorkraft och lagring du behöver. Det är ett resultat av att kommunicera med varandra, inte det som ska driva den.
Inget företag vill fastna med fel samarbetspartner och medan det finns många saker att titta på när du ska välja en extern IT-avdelning, är följande frågor viktiga för att undvika en dålig.
Förbättrad IT-säkerhet
En IT-leverantör ska kunna förklara hur de förhåller sig till den nya dataskyddsförordningen, andra myndighetskrav och hur de tänker skydda dina affärskritiska applikationer.
Cyberangrepp ökar lavinartat.
Inte bara stora företag drabbas utan även småföretag är i riskzonen. Säkerhet med proaktiv hantering kan täppa till säkerhetsbrister många småföretag inte tänker på eller ens känner till.
Men att vara helt i linje med alla förordningar och säkerhetsregler är lättare sagt än gjort. Det kräver specialiserad IT-expertis.
Var noga med att leta efter en IT-leverantör som hjälper dig att uppfylla krav, oavsett om det är GDPR eller annat.
Här kommer leverantörens erfarenhet av att jobba med företag som ditt till nytta. De har förståelse för din bransch och regelverken du behöver förhålla dig till.
Målet är att du ska få sinnesro av att veta att ditt företag är skyddat. Precis samma typ av trygghet du känner med en försäkring.
IT-lösningar med förutsägbara kostnader
Ett annat stort problem i IT-branschen är att många leverantörer är berömda för att locka in dig med ett lågt månadspris.
Sänka tröskeln kallar säljaren det, för att när du är innanför dörren är det enklare att sälja det ”andra”.
De tar betalt för saker som support på plats och skickar en faktura för att du glömt kryssa i ett tillval på serviceavtalet.
Hur kan du budgetera för sånt? Och vad händer när ditt företag växer?
Av naturliga skäl förväntar sig småföretag att i förväg veta hur mycket de förväntas spendera på IT-tjänster och support. Den rätta IT-leverantören ska kunna erbjuda rättvisa villkor, fasta priser – utan överraskningar.
En respektabel leverantör debiterar inte dig utöver överenskommet månadspris, förutom om du inte lägger till nytt. Självklart.
Men saker kan gå sönder och ibland behöver du mer hjälp än vanligt.
Därför vill du ha ett fastprisavtal där du inte debiteras per timme, så att du slipper oroa dig för att du överskrider budgeten oavsett vad som händer.
Medan vissa IT-leverantörer finner det frestande att stapla på extra avgifter, tror vi på Squad att låta småföretag budgetera och planera framåt på ett bättre sätt.
Säker IT-drift som förhindrar driftavbrott
Småföretag har vanligtvis begränsade resurser för att kunna säkerhetsställa tillförlitlig IT-drift.
Att outsourca din IT-drift till specialister som jobbar med sånt här varje dag gör att ditt företag kan eliminera allvarliga och kostsamma driftavbrott.
Den rätta IT-leverantören erbjuder dig support på distans och på plats utan att det kostar dig extra. Kan möta dina löpande behov för IT-support i olika scenarion och följer dokumenterade processer med beprövade metoder för att lösa problem.
Bara för att nämna några saker ska de kunna lösa problem du kan ha med dina datorer, nätverk och infrastruktur.
Du skulle bli förvånad över hur många leverantörer det är som inte har en egen dedikerad servicedesk. Den rätta IT-partern lägger sin energi på att förebygga problem, istället för att lösa problemet när det dyker upp.
Som Benjamin Franklin sa:
An ounce of prevention is worth a pound of cure
Därför lägger vi större delen av våra investeringar på Squad till att ständigt bygga upp och stärka en stabil servicedesk – kundservice med specialister som kan hjälpa småföretag att förbättra produktiviteten och sänka kostnader.
Ett seriöst IT-företag tar en djupgående roll i ditt företag och inte bara för den teknik de har installerat själva.
Som ett exempel, om din kopiator slutar fungera ska du känna dig trygg med att din IT-leverantör ger dig rådgivning för att lösa det så snabbt som möjligt.
Det gör det möjligt för dig att fokusera på ditt företag, istället för dina leverantörer.
Hög serviceförväntan på helpdesk
En bra IT-leverantör förstår att jobbet delvis handlar om teknik, men till större del om kundservice.
Medan alla kunder förväntar sig att leverantören uppfyller sitt ansvarsområde, är det få som vet vad de kan förvänta sig när det är som viktigast för dem att få hjälp.
Se efter om leverantören kan beskriva deras åtgärdstider och policy vid strul. I branschtermer kallas detta SLA, den servicenivå leverantören ska hålla och omfattningen av deras service.
När du lämnar över något så viktigt som din IT ska det vara lätt att få hjälp och du ska veta vad du kan förvänta dig när du kontaktar helpdesk.
En bra IT-leverantör har dokumenterade, konsekventa processer och kan tydligt definiera omfattningen av deras tjänst.
Detta är givetvis tvådelat.
En kund med rimliga förväntningar och en leverantör som möter dessa skapar en grund för ett lyckat långsiktigt samarbete.
Ett IT-bolag som förstår småföretag
Nuförtiden har IT-bolag mycket att erbjuda småföretag, särskilt när de kan leverera affärsnytta.
En viktig aspekt är att din partner är snabbfotad.
Större är inte alltid bättre, men ett enmansband är opålitligt – så ett mindre företag med redundans i expertis är vad du ofta letar efter.
Det är väldigt viktigt att hitta en partner i rätt storleksordning. Du vill ha dem tillräckligt stora för att du vet att de kommer att vara kvar imorgon, men tillräckligt små för att du ska vara viktig för dem.
Det möjliggör bättre hantering av IT-behovet för småföretag samt ger ett bättre flöde av kommunikation och uppbyggnad av ett långvarigt samarbete.
Och det blir personligt.
Ett ärende är inte bara ett nummer i ett system. Det handlar om dig som person och att du ska få hjälp så snabbt som möjligt.
Det rätta IT-bolaget ska vara en betrodd rådgivare och visa att de finns där för att hjälpa dig. Ibland kan det vara så enkla saker som att de ger dig råd om teknik och tjänster de själva inte erbjuder.
I andra fall ska de kunna visa att de förstår din bransch och ge dig rekommendationer för förbättringar utöver tekniken.
De ska kunna hjälpa dig sätta upp effektiva arbetsflöden och utbilda dig i hur du kan använda tekniken till din fördel.
IT som stödjer företagets affärsplan
När det kommer till att du vill förbättra kundupplevelsen, öka produktiviteten, sänka kostnader och förbättra försäljningen behöver du idéer för hur du kan göra det.
Teknik är ett hjälpmedel för att göra detta.
Men alltför ofta stöter vi på företag som är begränsade av sin teknik.
Föråldrad utrustning, brist på mobilitet och gamla program som hämmar samarbete.
Alla dessa saker har en stor inverkan på ditt företag och förmågan att växa.
Men att tillämpa teknik utan syfte leder sällan till de resultat du vill ha. Om din potentiella IT-leverantör inte kan formulera varför och hur de kan hjälpa dig att uppnå dessa saker, tycker jag du ska titta åt det andra hållet.
Medan du inte vill vara en försökskanin vill du heller inte hamna efter. Målet är att din leverantör ska kunna hjälpa dig att ta dig framåt snabbare, enklare och billigare.
Matchar IT-partnern ditt företag?
Jag tycker det är viktigt att en IT-partner har liknande kultur som ditt företag eller åtminstone att du gillar deras kultur och vad de står för.
Det kan verka abstrakt och inte praktiskt att ta hänsyn till.
Men det är viktigt.
I slutändan säljer de flesta leverantörer samma tjänster och produkter.
Med ett par enkla frågor kan du enklare särskilja vem det är du vill inleda ett långsiktigt samarbete med.
Gillar du personalen? Förstår du vad de pratar om? Verkar de intresserade av din verksamhet? Är de smarta?
Titta hur de beskriver sig själva på sin webbplats.
Undvik leverantörer som i ett enda andetag säger något i stil med:
”Vi innoverar och itererar för att kunna leverera banbrytande leveranser. Vi vill leverera solida lösningar, samtidigt som vi är i den absoluta ytterkanten av teknik för att ge dig avancerade lösningar i världsklass”
Så här låter och säger många IT-leverantörer.
Min poäng är att du snabbt får känslan om det kommer att vara ett friktionsfritt samarbete du har framför dig eller om du kommer att vara ständigt missförstådd.
Att jobba tillsammans är inte alltid lätt.
Det finns alla slags emotionella och tekniska utmaningar längs vägen.
Om du inte gillar vad leverantören står för och om du inte förstår dem, kommer dessa utmaningar att vara besvärliga att handskas med när samarbetet är igång.
Sammanfattning
En IT-leverantör som är värd sitt namn ska kunna täcka alla nämnda punkter och tydligt avgränsa hur dessa leveranser ger bättre affärsresultat och påverkar ditt företag positivt.
Eftersom IT-tjänster är en integrerad del av ett företag i dagens digitala affärsklimat, är det viktigt att samarbeta med en leverantör med djup kompetens och erfarenheter.
Hitta en partner som du verkligen kan arbeta med. Du ger dem ett stort ansvarsområde, och ingen bör ta lätt på den saken.
En idealisk partner kommunicerar tydligt hur de tänker ta ansvar, är specialister som kan dyka in i din IT-miljö och hitta lösningar – och har en kundservice som tar dina utmaningar på allvar.
