En riktigt bra guide till
Microsoft 365

microsoft-365-hero-radar-circle

Microsoft 365 kan te sig oöverskådligt. En djungel av tjänster och verktyg i ständig förändring. Vissa är välkända, andra främmande och ett par verkar göra samma jobb.

I den här guiden kommer vi att visa hur allting hänger ihop och hur det kan hjälpa dig att få mer gjort och jobba smartare.

Syftet är att samla allt du behöver veta om Microsoft 365 på ett ställe.

Från coola funktioner till avancerade tips och vill du lära dig något på detaljnivå hittar du flera vägledande resurser. Läs från början till slut eller hoppa till de delar som du känner att du vill lära dig mer om –gör det som passar dig bäst.

Spara den här sidan som ett bokmärke så att du kan komma tillbaka när du behöver en repetition.

Vi gör vårt bästa för att hålla den här guiden uppdaterad och relevant för dig.

Tack.

Vad är Microsoft 365?

Under evenemanget Microsoft Inspire 2017 avslöjade VD:n, Satya Nadella, att Microsoft 365 uppstod när de slog ihop Office 365, Enterprise Mobility + Security, och Windows 10.

Microsoft 365 är alltså en sammansättning av flera Microsoft-tjänster: det bästa från Office 365, ett sofistikerat säkerhetsskydd mot kända hot, och verktyg för hantering av enheter (mobiler, surfplattor och bärbara datorer).

Precis som med Office 365 är Microsoft 365 uppdelat i två licensmodeller: Business och Enterprise.

Den stora skillnaden är att med Enterprise får du fler funktioner och ett mer omfattande säkerhetsskydd.

Office Delve

app-image-delve

Vad är Office Delve?

Delve är ett smart samarbetsverktyg som presenterar personligt anpassad information från det som händer i Office 365. Delve använder sig av maskininlärning (Office Graph) för att hitta det just du behöver – så att du slipper leta.

Dokumenten visas inte i kronologisk ordning, utan presenterar istället det som Delve uppskattar som mest relevant för dig i stunden.

Delve ändrar aldrig behörigheter. Du kommer bara åt den information du har tillgång till och andra kan inte komma åt dina personliga filer.


Hur du använder Office Delve

Med Delve får du bättre överblick och hjälp att planera din arbetsdag.

Varje dokument presenteras i ett kortliknande format för att du ska se vilket dokument som det gäller, utan att du behöver klicka på det.

Nedan bild visar på en övergripande nivå hur Delve funkar och kan användas.

office-365-delve-forklaring
Bildkälla: Microsoft

En kort förklaring:

När du öppnar Delve landar du på en anpassad startsida. Därifrån kan du navigera vidare till dina egna filer genom att trycka på ”Jag” ("Me" på bilden), där  ser du bland annat de dokument du nyligen skapat eller redigerat.

Trycker du på en kollegas profilbild kan du se vad som delats med dig av den personen. Det du ser är dokument och mejlbilagor som skickats till dig.

Eftersom Delve är personligt kommer det du ser inte att vara detsamma som dina kollegor ser. För att få bättre koll kan du organisera relaterade dokument under anslagstavlor (”Boards”).

Det fantastiska med Delve är att ju mer du och dina kollegor använder Office 365 för att samarbeta, desto mer data får Delve som underlag för sina analyser, vilket innebär att med tiden får du en ännu bättre personlig assistent som hjälper dig att förenkla din arbetsvardag.

expand_lessTopp

Microsoft Flow

app-image-flow

Vad är Microsoft Flow?

Flow är en molnbaserad tjänst som gör att du kan ansluta applikationer du använder dagligen med varandra, så att du kan automatisera uppgifter och spara värdefull tid.

Microsoft Flow har hundratals klara integrationer som gör det mycket enkelt för dig att koppla ihop arbetsflöden, dessa arbetsflöden kallas “Flows”.

Du kan ansluta till två eller flera applikationer för att automatisera repetitiva uppgifter, utan att använda kod eller förlita dig på att utvecklare bygger en integration.

Flow bygger på orsak-och-verkan-principen, det vill säga att om det här händer, gör detta. Så för att skapa ett ”flow” anger du helt enkelt vad som ska hända när en annan specifik sak händer.


Varför ska jag använda Microsoft Flow?

Ett vanligt scenario nuförtiden är att vi sitter med en växande mängd verktyg och tjänster för att få jobbet gjort.

Det finns ett behov av att länka ihop dessa med varandra. När du ansluter flera applikationer vill du givetvis att de lirar bra med varandra.

Flow är ett kraftfullt verktyg som hjälper dig att göra detta.

Se en kort introduktionsfilm om Flow.

Bra att känna till om Microsoft Flow

Med Microsoft Flow kan du skapa ett obegränsat antal flöden. De vanligaste typerna av flöden är automatiska, knappbaserade, schemalagda och affärsprocessflöden.

Flow är en del av Office 365, men finns i olika tappningar och beroende på vilken version du har, får du ett visst antal körningar per månad.

Vad är körningar?

När ett arbetsflöde körs räknas det som en körning.

flow-prisplan

I sitt grundutförande (gratisvarianten) får du 750 körningar per månad med 15-minuters kontroller, medan Flow för Office 365 (kommer med vissa licenser) ger dig 2000 körningar med 5-minuters kontroller.

I de allra flesta fall räcker dessa två gott och väl, åtminstone för att komma igång med Flow och börja automatisera.

Väljer du att uppgradera till Flow-plan 1 kan du använda dig av premiumanslutningar till tjänster som SalesForce, MailChimp, Stripe och många fler. Du kan köra 4 500 körningar per månad med kontroll var tredje minut.

Vill du skapa affärsprocessflöden är det Flow-plan 2 du behöver. Då får du även 15 000 körningar per månad och kontroll varje minut.

expand_lessTopp

Microsoft PowerApps

app-image-powerapps

Vad är Microsoft PowerApps?

PowerApps är ett designprogram där du snabbt kan bygga dina egna affärsapplikationer med en visuell känsla som kombinerar Excel och PowerPoint.

PowerApps kommer som standard integrerat med t.ex. Office 365, Dynamics 365 och Power BI, men också med många andra tredjepartsapplikationer och datakällor.

Tack vare att Microsoft Flow är inbyggt i PowerApps är det enkelt att lägga till automatiserade arbetsflöden i dina appar.

Appar skapade i PowerApps har en responsiv design och körs lika sömlöst i en webbläsare som på en mobil eller platta.


Bra att känna till om PowerApps

PowerApps är ett kraftfullt verktyg som har tagits fram för att du enkelt ska kunna skapa interna applikationer. Det är alltså inte meningen att du skall använda PowerApps för att skapa en app du delar med resten av världen.

Behöver du kunna HTML, JavaScript och C# för att använda PowerApps?

Nej.

Däremot behöver du skriva formler, likt de du skriver i Excel för att beskriva din logik. Faktum är att PowerApps har designats med Excel-formler för att det ska vara enkelt och bekant.

powerapps-prisplan

Microsoft PowerApps prissättning är snarlik den för Microsoft Flow. Du kan välja mellan prisplan 1 eller 2, och precis som för Flow finns en PowerApps för Office 365 som följer med vissa licenser.

powerapps-prisplan-flow

Microsoft Flow är också inkluderat i alla prisplaner och PowerApps speglar samma åtkomsträttigheter, vilket är fantastiskt eftersom det är kombinationen mellan dessa två som skapar magi.

Låt mig förklara.

Om du exempelvis behöver skapa affärsprocessflöden med PowerApps, kommer du att behöva plan 2, och eftersom åtkomsträttigheterna från Flow-plan 2 och PowerApps-plan 2 är lika behöver du inte en separat licens för Flow.

expand_lessTopp

Microsoft Power BI

app-image-powerbi

Vad är Microsoft Power BI?

Power BI är Microsofts molnbaserade verktyg för rapportering, analys och visualisering av data. Med Power BI kan du ansluta till hundratals olika datakällor och kombinera dem med varandra.

I sin enklaste form hjälper Power BI dig att visualisera din data från många olika källor till en skräddarsydd dashboard.

Dashboards samlar all viktig information på samma ställe och ger dig bättre koll på företagets viktigaste nyckeltal. Dashboards kan du dela med dig av till vem som helst, och eftersom Power BI är interaktivt, kan du eller den du delar med enkelt fördjupa sig och hitta mer detaljerad information.

Här får du Power BI på 60 sekunder:


Vad är business intelligence (BI)?

Business Intelligence är ett samlingsnamn för att täcka alla aktiviteter och verktyg som är nödvändiga för att ett företag ska samla och analysera rå information till värdefulla och handlingskraftiga insikter.

Med andra ord göra det möjligt för dig att ta bättre ,informerade beslut.

Vanliga användningsområden med Power BI

De flesta vet att deras data kan användas för att berätta en värdefull story, men många företag kämpar fortfarande med att förstå hur de ska använda all den data de har.

Det bekväma med Power BI är att det har ett intuitivt gränssnitt för vana Excel-användare och att det är ett av marknadens ledande BI-verktyg med en naturlig integration mot andra Microsoft-produkter.

Power BI är ett praktiskt, effektivt och användarvänligt verktyg som kan utformas efter olika roller och behov – en tjänst som kommer till nytta för alla som vill kunna analysera sin information på ett visuellt och enkelt sätt. 

Exempelvis:

Ekonomiavdelningen får en bättre överblick över företagets intäkter, kostnader och lönsamhet.

Marknadsavdelningen kan analysera kampanjer i realtid och mäta ROI.

Säljavdelningen kan få bättre insikter i säljprocessen och grundligt följa upp på prognoser.

Detta var bara ett par enkla exempel, för att stimulera din inspiration gå till Power BI Data Stories Gallery, där hittar du hundratals dashboards skapat av andra användare.

expand_lessTopp

SharePoint Online

app-image-sharepoint

Vad är SharePoint Online?

SharePoint Online är ett perfekt exempel på ett verktyg som kan användas till många olika ändamål.

Hur det används varierar från företag till företag och det enklaste sättet att beskriva SharePoint Online (”SharePoint”) är att förklara grunderna.

Alla företag skapar stora mängder information i form av dokument, data, bilder, videor och så vidare – och allt måste lagras någonstans.

Det kan lagras på persondatorer som bärbara datorer, vilket är praktiskt för enkel åtkomst till din information, men inte det säkraste sättet att lagra känsliga saker.

Normalt lagras det mesta på stora datorer som kallas servrar. Servrar är användbara eftersom de kan lagra mycket mer information än en persondator, är oftast säkrare, och från en server kan informationen enkelt delas med andra personer.

Men de kan vara dyra och många aspekter gör det komplicerat att räkna ut totalkostnaden för en server över tid.

I sin enklaste form är SharePoint bara ett sätt att spara all den här informationen, vilket ersätter behovet att lagra det på persondatorer och servrar.

Din information kan du komma åt var du än är och på vilken enhet du än använder, allt du behöver är en webbläsare eller mobilenhet, och med OneDrive-klienten kan du synka filer till en PC- eller Mac-dator.

SharePoint är alltså ett säkert sätt för ditt företag att spara, organisera och dela information om arbetet som görs.

Intelligent är ett annat adjektiv som kan beskriva SharePoint.

Med hjälp av Microsoft Graph finns det en intelligens i SharePoint som bygger på att förstå vad du jobbar på, hur du jobbar och hur dina kollegors arbete relaterar till dig.

Microsoft Graph, även kallat artificiell intelligens (AI), hjälper dig att prioritera det som är viktigt för dig på ett personligt, tidsbesparande sätt.


Så hur lagrar SharePoint din information?

SharePoint består av sajter och du kan välja att bara ha en eller flera. På varje sajt finns det två olika typer av containers för ditt arbete: dokumentbibliotek och listor.

Dokumentbibliotek är för att lagra dokument som du skapar i Word, Excel och PowerPoint, men inte bara Office-dokument. Du kan lagra nästan vilken typ av fil som helst i ett bibliotek, till exempel Acrobat-filer, videor och bilder.

När ett dokument lagras i ett bibliotek kan det delas med vem som helst i ditt företag eller utanför om du vill.

Det andra sättet att lagra information är i listor.

Listor är olikt ett bibliotek eftersom de lagrar data istället för dokument. Se listor som ett Excel-kalkylblad där data är arrangerad i kolumner och rader. Listor är särskilt bra på att hantera stora mängder data och det går att dela dem med andra. Du kan också bifoga filer till en lista.

För att sammanfatta: listor och bibliotek funkar som behållare för att lagra ditt arbete och de sparas på din SharePoint-sajt, vilket kan vara en av många sajter i din SharePoint-miljö.

Innan du skapar en SharePoint-sajt

Börja med att svara på frågan: Vad är syftet med sajten? Det kommer att ge dig svaret för vilken typ av webbplats du behöver.

sharepoint-online-skapa-sajt
Bildkälla: Microsoft

När du ska skapa en SharePoint-sajt kan du välja mellan antingen Team- eller Communication site.

Behöver du till exempel sprida information till många eller hundratals personer, då passar en Communication Site bäst.

Om du istället behöver samarbeta inom ett team eller en grupp, är Team Site rätt. Här rekommenderar jag dig att använda Microsoft Teams för samarbete. När du skapar ett team i Microsoft Teams skapas automatiskt en SharePoint Team site.

Fortfarande osäker på vad du ska välja?

Skiljelinjen mellan en Communication- och Team site är detta:

  • Ska ett endast ett fåtal personer kunna skapa innehåll och dela vidare? Skapa en Communication Site.
  • Ska alla medlemmar på den här sajten kunna samarbeta tillsammans och bidra till att skapa innehåll? Skapa en Team site.

Vad är SharePoint Hub site?

Hub sites hjälper dig att organisera alla dina sajter och innehåll till ett centralt nav. När du har skapat dina sajter kan du välja att ansluta dem till en Hub site.

Här är ett par fördelar med att göra så:

  • en global navigeringsmeny (utöver den sajtspecifika menyn)
  • ett gemensamt färgtema för alla anslutna sajter
  • en sökfunktion som omfattar innehåll från alla sajter

nyheter publicerade på associerade sajter kan automatiskt presenteras på Hub-sajten

sharepoint-online-hub-site-konvertera
Bildkälla: Microsoft

Om du är administratör skapar du en Hub site genom att konvertera en befintlig sajt. En Communication site är rekommenderat. Du kan alltid välja att associera en sajt till en annan Hub site, men en sajt kan bara vara associerad till en Hub site åt gången.

”Detta låter bra”, säger du, ”men behöver jag en Hub site?”

Förmodligen.

I takt som ditt företag utvecklas och du får fler Office 365 Groups och skapar teams i Teams, kommer Hub sites att vara nödvändigt för att organisera alla sajter i din SharePoint-miljö.

Kraftfull sökfunktion

SharePoint har en intelligent och personlig sökfunktion, den använder insikter från Microsoft Graph för att visa sökresultat som är relevanta för dig.

Sökfunktionen ger dig förslag innan du ens börjat skriva baserat på ditt senaste arbete.

sharepoint-online-sokruta
Bildkälla: Microsoft

När du börjar skriva uppdateras resultaten.

sharepoint-online-soksida
Bildkälla: Microsoft

När du trycker på Enter-knappen presenteras alla resultat. Här får du en inblick från de personer, sajter och dokument du arbetar med.

Det du ser baseras på din aktivitet i Office 365 och med hjälp av Microsoft Graph blir det enklare att hitta det du letar efter.

Du kan till exempel bläddra igenom en presentation direkt på resultatsidan och bedöma om det är rätt fil utan att öppna den.

Sök är en viktig funktion för hur vi idag hittar information. Det är en naturlig startplats när vi vet vad vi letar efter men inte vet var det finns. Detta är sant för internet och företagets intranät.

Gör detta: spara ditt arbete i OneDrive och SharePoint och jobba med verktygen, så att du får intelligent, relevant hjälp av Microsoft Graph.

expand_lessTopp

Microsoft Teams

app-image-teams

Vad är Microsoft Teams?

Microsoft Teams funkar som ett samarbetsnav där du och ditt team jobbar tillsammans för att få saker gjort – från projekt till budgetdiskussioner till allt däremellan.

I sin kärna är Teams ett chattbaserat verktyg där arbetsgrupper kommunicerar kring olika ämnen, men det är från ett helhetsperspektiv du inser förträffligheten och hur allt hänger ihop

I Teams kan du bland annat:

  • vara delaktig i gruppchattar eller starta privata konversationer
  • ha videokonferenser med många eller videosamtal med några få
  • samarbeta med Word-, Excel-, och PowerPoint-filer
  • samla gemensamma anteckningar i OneNote
  • analysera och granska resultat med Power BI
  • enkelt att hitta det du behöver (SharePoint enar allt innehåll och gör det sökbart)

Teams är tätt integrerat med SharePoint och kan därför beskrivas som: ”ett bättre gränssnitt för SharePoint med moderna kommunikationsmöjligheter”.

Detta gör Teams till ett utmärkt projekthanteringsverktyg och ett fantastiskt verktyg för dagligt samarbete.


Kort om hur Microsoft Teams funkar

Låt oss gå igenom ett par av Teams grundläggande funktioner.

Teams

teams-skapa-team

För att komma igång med Teams börjar du med att skapa ett team. Syftet med ett team är samla en grupp människor för att få saker gjort.

Ett team kan vara privat där varje medlem behöver en inbjudan eller öppen för alla i ditt företag.

När du skapar ett team skapas automatiskt:

  • en Office 365 grupp med en delad mejllåda och kalender
  • en SharePoint Team site med dokumentförvaring
  • en delad OneNote för anteckningar
  • en Planner för att hantera projekt

Det är på den här nivån du ställer in inställningar och skapar kanaler.

Kanaler

teams-kanaler

Kanaler är dedikerade sektioner inom ett team, de hjälper dig att separera ämnen, avdelningar, projekt eller vad du vill. Kanaler är där du håller möten och samarbetar med filer.

Med flikar kan du anpassa varje kanal med applikationer, botar och anslutningar (se Flow).

Flikar funkar som genvägar och kan länkas till allt från filer till tjänster. Varje kanal kan ha sina egna flikar så att exempelvis sälj har det som är relevant för dem och marknad det som passar dem.

När du skapar kanaler skapas en mapp i SharePoint med samma namn. Alla filer som bifogas i respektive kanal hamnar automatiskt i den mappen.

Chatt (direktmeddelanden)

teams-chatt

Kanaler är perfekt för att kommunicera med ett helt team eller avdelning, men ibland behöver du ha privata konversationer. Då kan du starta en-till-en-chatt eller bjuda in flera (upp till 50) personer för en sammansvetsad gruppchatt.

Sök

teams-sok

Med hjälp av Teams sökfunktion hittar du snabbt viktig information. Ditt sökresultat filtreras i tre olika flikar: meddelanden, personer och filer.

Klickar du på fliken filer eller meddelanden kan du specificera din sökning ytterligare med hjälp av filterknappen, till exempel efter datum, ämne och person.

Skriv ”/” i sökrutan för att se en lista med kommandon och beskrivningar. Till exempel, för att ringa någon, skriv /call och namnet på personen du vill ringa.

Så mycket mer...

teams-mote-skarmdelning

En användarbar funktion i Teams är skärmdelning. Du kan välja att dela hela din skärm, en specifik app, presentation eller filer medan du är i ett möte eller i en chatt.

Tips: om du ska hålla en presentation, visa din PowerPoint-presentation direkt från Teams.

Trycker du på mötesknappen kan du se alla dina möten för dagen eller arbetsveckan och härifrån kan du skapa ett möte. Din möteslista är synkad med din Outlook-kalender, så du har alltid koll på vad som händer.

När du skapar ett möte kan du välja att hålla mötet i en kanal och då är det öppet för alla teammedlemmar. Väljer du ”ingen” håller du ett privatmöte mellan de du bjuder in. Du kan också bjuda in folk som inte jobbar på ditt företag, även om de inte använder Teams.

En grundpelare för effektivt samarbete är delning av filer.

Teams gör det enkelt att dela filer direkt i en kanal eller chatt och med Word-, Excel- eller PowerPoint-filer kan du och dina kollegor se, redigera och samarbeta direkt i Teams.

expand_lessTopp

Yammer

app-image-yammer

Vad är Yammer?

Yammer efterliknar på många sätt sociala medier vi använder till vardags, där vänner ersätts med kollegor, annonser ersätts med företagspåminnelser och uppdateringar i flöden är relaterade till frågor och utmaningar kollegor försöker lösa.

Yammer är med andra ord ett socialt nätverk för företag som möjliggör smidig kommunikation mellan kollegor och även externa partners – vilket du kan göra på en mängd olika sätt.


Kort om hur Yammer funkar

Här följer praktiska tips om hur Yammer funkar och hur du kan använda några av Yammers värdefulla funktioner.

Konversationsflödet

yammer-gilla-svara-dela

Yammer gör det enkelt att samarbeta med andra och hålla sig engagerad med konversationer.

Klicka på ”gilla” för att visa att du sett ett meddelande eller att du helt enkelt gillar det som sägs.

Precis som med sociala medier kan du @-nämna folk för att göra dem uppmärksamma om något användbart eller för att be dem att bidra till konversationen.

Du kan också dela vidare en konversation med en annan grupp eller i ett privat meddelande.

Använd en hashtag som är relevant för tråden så att det blir enklare att hitta för andra, tänk typ Twitter. När du vill dela med dig av en fil kan du göra det direkt i konversationstråden.

yammer-konversationsflode

När du är på startsidan (hem) i Yammer delas konversationsflödet in i tre olika kategorier.

  • Discovery/Upptäck: föreslår konversationer relevant för dig baserat på det du följer och engagerar dig med.
  • All/Alla: visar alla konversationer på företagets Yammer-nätverk du har tillgång till.
  • Following/Följer: det här är konversationer du aktivt valt att följa och konversationer som dina följare deltar i eller gillat och konversationer med hashtags du följer.

Klickar du dig vidare till grupper ser du konversationer tillhörande den gruppen. I grupper sorteras konversationer i kategorierna nya och alla.

Bra arbete bör alltid erkännas. Använd ”praise” för att berömma kollegor som har visat på särskilda färdigheter eller för att fira framgångar. Och när du vill känna av pulsen på en särskild fråga erbjuder Yammer dig möjligheten att enkelt skapa en undersökning.

Yammer-nätverk

yammer-internt-externt-natverk

Yammer har två typer av nätverk: internt och externt, vilket alltid är en del av det interna nätverket.

Skillnaden mellan dessa två är detta:

  • Internt nätverk, även kallat hemnätverket är ett privat samarbetsutrymme där kollegor jobbar tillsammans. Endast anställda med en mejladress kopplat till företaget kan ansluta sig till det interna nätverket och få tillgång till innehållet.
  • Externt nätverk är en förlängning av ditt interna nätverk och som du väljer att skapa själv. Det är ett samarbetsutrymme du kan använda för att samarbeta med kunder, leverantörer och partners. Åtkomst till ett externt nätverk kräver inbjudan. Användare i ditt externa nätverk får inte tillgång till ditt hemnätverk.

Grupper

yammer-intern-extern-grupp

När du skapar grupper i Yammer kan du välja om en grupp ska vara intern eller extern.

Skillnaden mellan dessa två är detta:

  • Skapa en intern grupp för att samarbeta med kollegor inom företaget. Du kan sätta åtkomsten till publik (alla i nätverket kan se och vara delaktiga i gruppen); privat (endast gruppmedlemmar har åtkomst till gruppen).
  • Skapa en extern grupp för att samarbeta med folk som jobbar på andra företag. Vill du att gruppen ska vara publik, det vill säga att alla i nätverket ska kunna komma åt den, välj ”Approved members from other networks and anyone in this network”.

Yammers bäst bevarade funktion – externa deltagare

yammer-externa-deltagare

Yammer har en funktion som låter dig att lägga till externa deltagare i en konversationstråd. Det vill säga att istället för att bjuda in någon till en extern grupp eller ett externt nätverk, kan du se till att en extern part bara får tillgång till en specifik konversationstråd.

För att bjuda in externa deltagare skriver du bara in deras mejladress i adressfältet i meddelanderutan.

Du får då en notifikation som låter dig veta att du är på väg att lägga till någon utanför nätverket. Det går inte att lägga till externa deltagare med personliga mejladresser som exempelvis gmail.com eller outlook.com.

Vill du ta bort en extern deltagare från konversationstråden? Klicka bara på ”remove participants” i meddelandet som bekräftar att en extern deltagare har lagts till.

Det andra…

Du kan också skapa en ny Word-, Excel- eller PowerPoint-fil direkt i Yammer. Med realtids redigering kan du och dina kollegor jobba samtidigt i samma fil. Alla ändringar sparas automatiskt, och med Office-programmens inbyggda versionshantering hämtar du äldre versioner utan bekymmer.

Självklart kan du skicka privata meddelanden till en eller flera personer. Använder du sökfältet hittar du snabbt filer, konversationer och övrig information i ditt Yammer-nätverk.

Yammer – vanliga frågor och svar

Kan jag skapa externa grupper på ett externt nätverk?

Nej, externa grupper kan du bara skapa på ditt hemnätverk.

Kan jag lägga till personliga mejladresser som exempelvis outlook.com och gmail.com till externa grupper?

Nej, eftersom att externa grupper endast går att skapa på hemnätverket måste deltagare i externa grupper ha en mejladress med företagsdomän.

När ska jag bjuda in externa deltagare och när ska jag skapa ett externt nätverk?

Externa nätverk är bra för långsiktiga projekt eller om du exempelvis vill driva en community för dina kunder.

Externa deltagare ser bara konversationen från den specifika tråd de är inbjudna till, därför är funktionen avsedd att användas för kortsiktig kommunikation och enskilda fall, vilket inte motiverar behovet av att skapa ett externt nätverk.

expand_lessTopp

Microsoft Sway

app-image-sway

Vad är Microsoft Sway?

Med verktyget Sway skapar du interaktiva presentationer du publicerar på webben.

Medan klassikern Microsoft PowerPoint ofta lämpar sig väl när du ska skapa en traditionell presentation, är Sway det perfekta verktyget för att skapa en digital berättelse.

Oavsett om du ska skapa en berättande säljpitch, beskriva en rapport eller en verksamhetsberättelse, hittar du en mall i Sway för att förmedla ditt budskap.

Sways största styrka över PowerPoint är det faktum att det är helt webbaserat.


Sway vs PowerPoint: Vad ska du använda och när?

Sway jämförs många gånger med PowerPoint eftersom båda är ett presentationsverktyg, men någonstans där slutar likheterna.

Så här kan du separera dem:

Sway passar bättre för att integrera innehåll från webben.

PowerPoint är bättre för att användas offline, skriva ut och presentera diagram och grafer.

Med Sway skapar du en ”storyline” där du skriver, bifogar, redigerar och formaterar innehållet som ska berätta din berättelse.

Du arrangerar innehåll i en ordningsföljd genom att lägga till kort som innehåller det du vill ha: texter, bilder, videoklipp, Office-dokument och du kan till och med bädda in ett formulär du skapat med Microsoft Form.

I kontrast till PowerPoint där du bläddrar från sida till sida, bläddrar du i Sway precis som på webben och eftersom det är interaktivt kan Sway ta dig i många olika riktningar.

Här har du en video som visar hur Sway funkar.

Så vad ska du använda och när?

Skiljelinjen för när du ska använda Sway kontra PowerPoint avgörs bäst genom att besvara frågan: vem är min mottagare av presentationen och behövs det en presentatör som vägleder mottagaren genom innehållet?

Krävs det en presentatör? Använd PowerPoint.

Vill du skapa en presentation där mottagaren själv ska kunna bläddra och det ska funka lika bra på mobilen som på datorn? Använd Sway.

Men låt dig inte begränsas av denna enkla förklaring och ta ditt beslut baserat på syftet när du ska skapa din presentation. Båda verktygen kompletterar varandra och inget utesluter det andra.

expand_lessTopp

Microsoft Bookings

app-image-bookings

Vad är Microsoft Bookings?

Microsoft Bookings är ett schemaläggningsprogram som gör det enkelt att boka möten både för schemaläggare och externa parter.

Det är ett verktyg som primärt har tagits fram för småföretag med stort behov av att boka möten med sina kunder, till exempel advokat- och redovisningsbyråer, läkar- och tandläkarmottagningar, konsultbyråer och många olika serviceyrken.

Bookings är med andra ord en publik kalender med ett användarvänligt gränssnitt.


Kort om hur Bookings funkar

Bookings erbjuder dig att skapa flera bokningssidor, där varje sida har sin egen kalender, lista med personal, schema, tjänster och en egen unik URL.

När du öppnar Bookings hamnar du på en startsida.

Så här ser det ut:

bookings-startsida-forklaring
Bildkälla: Microsoft

Microsoft har inte gjort det helt tydligt hur du skapar fler kalendrar, men här är en instruktion:

bookings-skapa-kalender

Klickar du dig vidare till kalendersidan kan du och dina kollegor lägga till eller uppdatera kundmöten. Du kan välja att se kalendern per dag, vecka eller månad.

Lägger du till ”Staff” kan du välja att din personliga Office 365-kalender ska påverka tillgängligheten i Bookings.

När du då skapar ett möte på din Office 365-kalender blockeras tillgängligheten i Bookings och vice versa när en kund bokar ett möte med dig via Bookings. Dessa bokningar hamnar i din kalender.

Ingen utanför ditt företag kommer åt din eller dina kollegors kalender. Det Bookings gör är att använda din tillgänglighetsinformation för att blocka de tider du är upptagen.

 

expand_lessTopp

Microsoft Stream

app-image-stream

Vad är Microsoft Stream?

Stream är som YouTube men för ditt företag där du kan dela inspelningar, möten, presentationer och träningsvideos för att sprida kunskap och förenkla kommunikation.

Stream använder sig av AI (Microsoft Graph), är byggd på Azure Media Servics och har en naturlig integration med andra Office 365-appar som Teams, Yammer, SharePoint Online, OneNote och Sway.

Många Office 365-licenser inkluderar Stream, men du kan också köpa det som en separat tjänst.


Stream – intelligens

Förutom att Stream är en säker videotjänst för ditt företag, är det särskilt intressant med Streams intelligens, till exempel automatisk ansiktsigenkänning och automatisk textning (undertexter och transkribering).

Så här funkar det:

stream-personer
Bildkälla: Microsoft

Stream hittar automatiskt ansikten på personer i dina videos och ger dig en tidslinje med när de uppträder. Det gör det enkelt att hitta olika personer och hoppa till exakt den punkten.

stream-textning
Bildkälla: Microsoft

Texten indexeras och används av Microsoft Stream för möjliggöra ”deep search”, vilket innebär att du kan söka efter ord och fraser i en video och se exakt vid vilken tid i videon det har sagts. Häftigt!

I skrivande stund har automatisk textning tyvärr bara stöd för engelska och spanska, men förhoppningsvis kommer det till svenska snart 😊

expand_lessTopp