Sänk dina IT-kostnader – 9 (smarta) sätt som funkar

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Det är allmänt känt att teknik kan sänka kostnader. Men hur är det med att sänka kostnaden för teknik?

Att skära ned på företagets IT-kostnader upplevs ofta som svårt och komplicerat.

Men det finns smarta och beprövade sätt för att minska kostnaden för IT.

Så här gör du.

sank-it-kostnader-virtualisera-servrar

Virtualisera dina servrar

Virtualisering är ett smart sätt för att minska företagets IT-kostnader.

Prestandan hos en fysiskserver nyttjas sällan till fullo.

Med virtualisering frikopplar du maskinvaran från operativsystemet. En av fördelarna är att du kan ha flera operativsystem på en och samma maskin.

Men när du ändå virtualiserar kan du göra dig av med den fysiska servern helt och hållet.

Du kan skifta till en molnbaserad IT-lösning och samtidigt som du sparar in pengar på sänkta IT-kostnader, är du skonsammare mot miljön.

sank-it-kostnader-anvand-molnet

Använd molnet

Tack vare virtualisering och många andra innovationer har molnet öppnat upp för möjligheten att hyra de resurser du behöver för stunden.

Molnet blir inte heller gammalt och omodernt. Det uppdateras kontinuerligt utan att det kostar mer.

Genom att flytta över din verksamhet till molnet kan du både göra stora besparingar och förbättra företagets arbetsprocesser.

Molnbaserad IT möjliggör för snabbare och mer integrerade arbetssätt, och förbereder ditt företag för utvecklingen framöver.

Molntjänster kommer i många olika smaker och i de allra flesta fall hjälper det till att sänka dina IT-kostnader.

Prata med en IT-leverantör för att få hjälp med att flytta din IT till molnet.

sank-it-kostnader-outsourca-it-supporten

Outsourca IT-supporten

I takt med att företag växer blir det ofta aktuellt att outsourca delar av verksamheten.

IT-support är en uppgift som lämpar sig väl för outsourcing.

Något som allt fler företag upptäcker. I en rapport från 2016, noterade Deloitte att 72% av tillfrågade företag redan outsourcar sin IT-support. Det säger något om hur populär strategin är.

Många företag uppskattar att en extern partner sköter supporten så att de kan fokusera på sin kärnverksamhet.

Genom att låta en kvalificerad IT-leverantör ta över ansvaret för det tekniska, sänker du inte bara dina IT-kostnader, men ökar också effektiviteten och får tillgång till specialistkunskaper.

sank-it-kostnader-inventera-licenser

Inventera licenser

Det är lätt hänt att företag samlar på sig ett överflöd av licenser. När anställda slutar betalar man fortfarande för licenser som inte nyttjas.

De flesta företag kan sänka sina IT-kostnader genom att städa i ”licensgarderoben”.

Det är enkelt. Det går snabbt. Och borde göras regelbundet för att optimera licensanvändningen.

Många IT-leverantörer samarbetar med etablerade distributörer och kan därför hjälpa dig med licenshanteringen. Köper du licenser från många olika källor kan du samla detta till en enda inköpskanal via din IT-leverantör.

sank-it-kostnader-kontroll-applikationer

Ta kontroll över dina applikationer

Underhållet och driften av en komplex applikationsportfölj är en stor utmaning för många företag och utgör ofta en stor del av IT-budgeten.

Det är vanligt att nya program och applikationer hela tiden tillkommer utan att gamla rensas bort, vilket leder till konstant ökande kostnader.

Många gånger är man rädd för att plocka bort en applikation då den är integrerad på något hörn i någon kedja någonstans.

Men för dem som tar steget och förenklar sin applikationsportfölj finns stora besparingar att göra.

I en studie från Cap Gemini, svarade 70 procent av de tillfrågade IT-cheferna att en femtedel av deras applikationer förmodligen är överflödiga och skulle kunna tas bort.

sank-it-kostnader-standardisera-it-infrastrukturen

Standardisera IT-infrastrukturen

Standardisering går ut på att skapa enhetlighet i företagets hårdvaror och mjukvaror.

Det kan vara så enkelt som att se till att alla i personalen har samma sorts datorer och operativsystem.

Visserligen går det alldeles utmärkt att blanda Mac och PC, men att ha sju olika PC modeller skapar problem.

Ännu mer om vissa sitter med Windows 7.

Apropå Windows 7 gäller Microsofts förlängda support endast till januari 2020. Så sitter du med Windows 7 datorer är det dags att se över infrastrukturen.

Att standardisera IT-infrastrukturen leder till att alla vet som vad funkar med vad. Det är också en viktig åtgärd för att eliminera de dolda IT-kostnaderna.

sank-it-kostnader-ratt-datalagring

Välj rätt datalagring

Priset för datalagring har sjunkit snabbt under de senaste decennierna.

På 80-talet kostade 1 gigabyte flera hundratusentals dollar. Idag mindre än en dollar.

Mängden data som ett företag lagrar varierar från bransch till bransch. Men genomgående är att alla företag ökar mängden data de lagrar.

Här kan jag generellt inte rekommendera att du köper in egen hårdvara för datalagring.

Istället tycker jag du ska använda dig av molnlagring. Molntjänster utvecklas hela tiden och genom att välja rätt lösning kan du spara stora pengar.

sank-it-kostnader-anvand-nollbaserad-budgetering

Använd nollbaserad budgetering

Nollbaserad budgetering, även kallad Zero-based budgeting (ZBB), bygger på att du varje år skapar en ny budget där alla kostnadsposter måste motiveras på nytt.

Jämfört med vanligt budgetarbete, som baseras på förra året och förutsätter att alla kostnader kvarstår eller ökar, tvingar ZBB fram ett mer kritiskt och ifrågasättande förhållningssätt.

I sin rapport från 2016 om hur man bäst minskar sina IT-kostnader, lyfter Gartner fram ZBB som ett bra sätt att identifiera vilka applikationer och tjänster som spelat ut sin roll och bör sägas upp. 

sank-it-kostnader-jamfor-IT-leverantorer

Jämför olika IT-leverantörer

Det spelar ingen roll vilken verksamhet du har, leverantörer spelar en nyckelroll i företagets framgångar.

Relationen med dina leverantörer är ett samarbete och om båda parter jobbar för att se till att det blir en succé – blir det så.

IT-leverantörer är inget undantag.

Därför ska du jämföra IT-leverantörer. Det är viktigt för lönsamheten.

Gör en prisjämförelseDu kan göra stora besparingar.

Men fastna inte på priset, fokusera också på kvalitén på tjänsten. Det är kritiskt för en smidig drift.

Ditt mål är att förstå värdet som leverantören tillför ditt företag. Valuta för pengarna i relation till vad som utlovas av tjänsten.

Tekniken och tjänsten ska utveckla din verksamhet. Det är inte där för att underhålla dig.

Sammanfattning

Du bör alltid titta på hur du kan sänka företagets kostnader. IT som allt annat. Det är en sund väg till bättre lönsamhet.

Men utmaningen blir ofta att göra detta utan att tumma på kvalitén och sätta företaget i en sämre sits.

Billigast är inte bäst. Men du ska heller inte acceptera status quo.

Därför hoppas jag att dessa tips hjälper dig att tänka smart för att sänka dina IT-kostnader.

Och ju tidigare du börjar med att sänka dina kostnader desto bättre.

Squad IT-support konsultation

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Thomas är VD och grundare av Squad. Han har sen 1994 hjälpt företag att sänka sina IT-kostnader och framtidssäkra sin teknikinvestering. Och han tar sig tiden att spela golf, flyga drönare och resa så ofta han kan.