Kundberättelse

Så hjälpte Squad Byggvarubedömningen skapa en digital samlingsplats

För oss är Squad jäkligt enkla. Det bara lirar liksom. Jag tror jag aldrig varit med om att det tar någon tid när man ringer supporten. Det är alltid några signaler så svarar de. Perfekt för småföretag som oss.

Byggvarubedömningen har det viktiga uppdraget att bedöma byggrelaterade produkter utifrån dess kemiska innehåll, miljöpåverkan under livscykeln och i förlängningen även social påverkan i leverantörsledet – för att undvika ett nytt asbest eller PCB.

 

Deras syfte är att göra det enklare att bygga hållbart. Sedan millennieskiftet arbetade två föreningar, Milab och Byggdmiljö med riskminimering och substitution av kemikalier i Sverige.

 

Byggvarubedömningen bildades genom en sammanslagning av dessa två föreningar 2007, vilket bland annat lett till att Sveriges största och viktigaste fastighetsägare lanserat en landsomfattande standard för miljöbedömningar av byggvaror.

Utmaningar i IT-miljön

Men det fanns stora utmaningar i IT-miljön. Och i en digital organisation med stark tillväxt yttrades problemen på flera sätt. Arbetssätten var ineffektiva. Viktiga dokument, filer och annan viktig information till nyanställda delades på mejlen. Det gjorde det svårt att komma i gång och med interna kommunikationer.

Och Z, systemet som främst användes för fildelning var uråldrigt och ineffektivt:

– Det var ganska mycket problem med att komma åt dokument. Jag hade själv inte ens tillgång till det systemet. Vi mejlade varandra filer. Det var ingen struktur på det och det hade känts av ganska länge.

avatar-ida-samarikoff
Ida Samarikoff Kommunikationsansvarig

Det fanns även en utmaning i att kommunicera ut viktig företagsinformation. Viktiga meddelanden missades ofta i inkorgar och deras gemensamma Teams-chatt var rörig. En tydlig informationskanal saknades.

De hade den enklaste möjliga anslagstavlan i Teams som inte längre höll måttet. Ett bättre intranät, eller en digital handbok, hade länge varit på tapeten för Staffan Ahrgren, IT-chef på Byggvarubedömningen.

Men att utveckla bra intranät tar tid och kommer med stora utvecklingskostnader. Och med svårmätta positiva effekter och annan utveckling på agendan blev det konstant nedprioriterat.

De insåg dock att det var dags för förändring. Efter pandemin insåg de att de aldrig kommer att vara helt på plats igen. Med målet att alla anställda ska kunna sköta arbetet lika bra hemifrån som på kontoret blev behovet av struktur och en digital samlingsplats större än någonsin.

Detta var i april 2020, när de fann Squad.

Ett tätt & komplett samarbete

body-byggvarubedömningen-2

Squad jobbade tätt med Byggvarubedömningen för att skräddarsy en ny digital strategi med flexibla lösningar som fungerar oberoende av plats.

Med mål att förbättra internkommunikation och samarbete började projektet med en implementation av SquadLogic – den kompletta och molnbaserade IT-tjänsten som bygger på Microsoft 365 och dess familjära verktyg.

Ida Samarikoff, kommunikationsansvarig märkte den största skillnaden nästan direkt.

Den största skillnaden var egentligen att vi fick tillgång till Teams och att det gick att börja jobba på ett helt annat sätt. Fildelning blev väldigt smidigt. Och så att det blev väldigt smidigt att kontakta varandra. Tidigare om man ville någonting så fick man mejla om man inte var på plats, säger Ida.

Nu gick det att jobba på ett helt annat sätt, direkt i Teams.

Thomas på Squad hjälpte till att sätta upp rätt antal teams, deltagare och vem som skulle vara ansvara för respektive team. Det blev ordning och reda.

Men ett användarvänligt intranät för delning av företagskritisk information behövdes fortfarande. Och ju mer Staffan pratade med Thomas, desto mer halkade de in på det.

En digital samlingsplats

Intranätet som tidigare lagts på väntelistan som ett stort, dyrt och komplext projekt blev plötsligt hanterbart. Och med Squads kunskap och möjligheterna Microsoft ger Teams och SharePoint var det bara frågan om några dagar att få det på plats.

Alla grundförutsättningarna var där.

Microsoft 365 med Teams var nu korrekt uppsatt och Squad hade dessutom alla rättigheter och behörigheter att jobba i Byggvarubedömningens system.

Staffan blev glatt överraskad.

– Det som överraskade mig var hur effektiva Squad var på att sätta upp intranätet. Om jag hade gått ut på stan och frågat ‘kan någon sätta upp ett intranät i Teams?’ så tror jag genomsnittsofferten hade varit fem gånger så hög som det Squad erbjöd oss.

avatar-staffan-ahrgren
Staffan Ahrgren IT-chef

Intranätet nås direkt i Teams och har klassiskt innehåll som nyheter, medarbetarlista, information relaterat till hälsa, personalhandbok, företagsinformation och semesterplanering.

Det innehåller även viktig information som hur man bokar ett garage, utrymningsvägar, hur larmet fungerar och det kritiska vad man gör om kaffet är slut.

“Väldigt hög standard på service”

body-byggvarubedömningen

Enligt Byggvarubedömningen är Squad både lätta och rationella att jobba med.

Om de har kommit med idéer som varit för stora, har Squad varit bra på att ge alternativ som är lika bra, men enklare.

Det enkla och familjära i att “vi löser problemen och får det att fungera” värderas högt. Och Ida blev glatt överraskad över den personliga kontakten hon fick med Squad.

Det är väldigt hög standard på service. Och eftersom Squad var med från början har de bra koll på verksamheten. Det är inte som andra kundtjänster där man sällan får prata med samma person. Vi är väldigt nöjda, säger Ida.

Även Staffan Instämmer.

För oss är Squad jäkligt enkla. Det bara lirar liksom. Jag tror jag aldrig varit med om att det tar någon tid när man ringer supporten. Det är alltid några signaler så svarar dem, säger Staffan.

Och med intranätet är det skönt att snabbt och enkelt hitta informationen man letar efter, vilket också underlättar uppstarten för nya arbetare. Ny information läggs upp direkt i intranätet under ‘personal’ och de behöver inte ens säga till de anställda.

Med Squad känns det verkligen som man försöker lösa kundens problem. Jag har inga klagomål, säger Staffan.

Upptäck vad Squad kan göra för dig

Använd formuläret för att komma i kontakt med en specialist och boka din kostnadsfria konsultation.