Få bättre IT resultat

Bortom sänkta kostnader — vad är det sanna värdet med molntjänster?

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Här är ett vanligt problem som kommer med den snabba teknikutvecklingen: du vet vad tekniken gör och vad fördelarna är i teorin – men i praktiken?

Medan sänkta kostnader, ökad flexibilitet och nya möjligheter är mycket lovande, är de verkliga fördelarna med molntjänster betydligt fler.

Vi har redan täckt många av fördelarna med molntjänster, men det här "verkliga värdet” är inte alltid direkt uppenbart när du läser det som står på pappret.

Istället kan en mix av affärskunskap och erfarenhet av molntjänster översätta teori till praktik genom att titta på hur fördelarna kan appliceras från fall till fall.

Det är avsikten med den här artikeln.

Värdet med molntjänster för olika företagstyper

Även om molnet har egenskaper varje företag kan dra nytta av, är de till nytta på olika sätt.

Här följer ett par exempel, några som lyfter fram specifika branscher och andra som visar hur olika scenarion funkar.

Säljfokuserade företag

Att vi lever i en mer uppkopplad värld är en självklarhet, men det är viktigt att nämna i sammanhanget säljfokuserade företag.

Ett företag som ständigt tecknar nya kunder gör det enklare med system som inte drivs på lokala servrar.

Dina kunder har förändrats.

De är mer välinformerade och skiftar från en kanal till en annan medan de läser om ditt företag. Innan en säljare kommer i kontakt med kunden har de redan bildat sig en uppfattning om ditt företag och produkter.

När de är så pass insatta och utbildade, krävs det att ditt säljteam anpassar sitt sätt att sälja.

En av de stora fördelarna med molnet är enkelheten i hur olika tjänster kan ansluta sig till varandra.

CRM-, marknadsförings- och ordersystemet som drivs i molnet kan mer effektivt dela på data, och som ett resultat får du ökade insikter i säljprocessen och kundbeteende.

Det är oerhört värdefullt.

När ditt CRM exempelvis kan koppla upp sig för att hämta information om vad dina prospekts säger på Twitter eller hur de rör sig på din webbplats eller vilka mejl de klickar på, får du värdefulla insikter och din försäljning kan bli mer personlig.

Att vara personlig i din försäljning med hjälp av relevant kunddata är en riktig fördel som hjälper dig att sticka ut i ett annars högljutt affärslandskap.

Här rekommenderar jag dig att göra research för att se vilket molnbaserat CRM som är rätt för ditt företag utifrån storlek, process och om du jobbar B2B eller B2C.

Rekryteringsföretag

Företag som erbjuder rekryteringstjänster är på ett speciellt sätt en säljdrivande verksamhet. I vår uppkopplade värld har de flesta kandidater en profil på nätverk som LinkedIn.

Med en molnmiljö kan du ansluta till dessa nätverk och det blir genast mycket enklare att hitta rätt kandidater till rätt uppdrag.

Molntjänster kommer också med en uppsättning säkerhetsfunktioner och dataskydd som är särskilt relevanta för rekryteringsföretag, speciellt med tanke på GDPR.

Utvecklingen från papper till papperslösa rekryteringar innebär att det finns lika många databaser att hämta information från som det finns platser att hitta aktiva och passiva kandidater.

Om allt detta ska organiseras i mejlen och Excel blir det lätt fel och överväldigande.

Men det handlar inte bara om att organisera och säkra information. Som rekryterare behöver du vara tillgänglig och göra ett gott första intryck när du skickar kandidater till dina kunder.

Video är en alltmer integrerad del i rekryterings-, intervju och anställningsprocessen.

Smartphones och molntjänster har gjort det enklare än någonsin att använda video.

Detta sänker kostnader, sparar tid och ger kandidaten och dig som rekryterare en upplevelse som ofta är lika bra, om inte i vissa fall bättre än ett fysiskt möte.

Här kan du använda Microsoft Teams (inkluderat i Office 365) eller Zoom, som bland många andra, är ett bra och populärt alternativ.

Mäklarbyråer

För mäklarbranschen är molntjänster oundvikligt.

För den mäklarbyrå som skulle förlita sig på att manuellt lista hus och lägenheter skulle det vara svårt att konkurrera.

Men trots att de flesta i mäklarbranschen i stor utsträckning använder molnet så fokuserar man inte alltid på vad molnet verkligen kan göra.

Det faktum att mäklare ofta rör på sig är en aspekt som passar in på molntjänster.

Med molntjänster slipper du sätta upp komplexa VPN-lösningar och får istället omedelbart tillgång till kunddata, listinformation och andra företagsresurser med din smartphone och bärbara dator.

I avtalsprocessen kan du exempelvis öppna avtalet direkt i molnet som du justerar och mejlar till kunden.

Jag är medveten om att just signeringsprocessen är en orsak till att använda papper.

Men enligt Fastighetsmäklarförbundet finns det många tillfällen som du kan använda dig av elektronisk signering.

Och då ligger svaret i tjänster som Scrive, DocuSign eller Adobe Sign. De två sistnämnda har klara integrationer mot Office 365.

Om det fortfarande är så att du behöver eller att kunden kräver det, kan du skriva ut med en liten, portabel skrivare. En helt okej skrivare (som du kan ha i bilen) betalar du inte mer än 2000 spänn för.

Detta är enkla åtgärder för att slippa åka in till kontoret varje gång.

Småföretag och startups

Molntjänster har kanske gett småföretag och startups mest fördelar av alla.

Inga stora uppstartskostnader, betala bara för det du använder, tillgång till tjänster som tidigare hade varit utom räckhåll och mycket mer.

Som ett exempel är Office 365 en välsignelse för mindre företag, det är väl det minsta man kan säga.

För en låg månadskostnad får du tillgång till ett stort utbud av produkter du annars aldrig skulle kunna tänka dig att spendera pengar på, men som du egentligen behöver.

Slutligen, trots att licenskostnaden historiskt har sjunkit har produktutbudet fortsatt att öka.

Teams som jobbar på distans

Det finns ingen tvekan om att molntjänster har möjliggjort distansarbete.

Däremot nyttjar inte alla det fullt ut.

Ja, fildelning via SharePoint, OneDrive, Dropbox eller vad du vill är fantastiskt.

Men det är också chatt istället för mejl, videokonferenser istället för fysiska möten.

Det här är en växande trend och det enda sättet att få det här att funka effektivt är med hjälp av rätt teknik.

Något som vi själva insåg på Squad.

Med Microsoft Teams precis runt hörnet kunde vi komma igång snabbt och samarbeta med externa parter lika enkelt som vi gör internt.

Om du vill skicka information som inte är brådskande är mejl fortfarande ett bra alternativ.

Vill du kommunicera i projekt eller lösa de dagliga utmaningarna är chatt mycket bättre.

Vill du kommunicera externt med flera samtidigt är video oslagbart.

Beviset i det jag säger ligger i hur snabbt verktyg som Slack och Microsoft Teams växer i popularitet. Med Microsoft Teams skapar du enkelt arbetsytor utifrån exempelvis projekt, leverantör eller avdelning.

Med varje arbetsyta kan du skapa kanaler för att chatta, dela filer och hålla videokonferenser.

Och utan att överdriva nu, du gör det med mindre än tre knapptryck.

Processdrivna teams

Alla företag är på ett eller annat sätt processdrivna. Men det involverar oftast manuella arbetsflöden med risken att det blir fel emellanåt.

Egentligen inget konstigt. Det är ju trots allt mänskligt att fela.

Men det går att undvika. Tack vare molntjänster har det aldrig varit enklare att automatisera repetitiva processer.

Med Office 365 kommer ett annat kraftpaket, Microsoft Flow.

Med Flow kan du automatisera arbetsflöden över olika appar utan att använda en utvecklare. Det bygger på orsak och effektprincipen. Vi har skrivit en hel artikel tillägnad Microsoft Flow. Läs den.

Flow är bara ett exempel av många för hur du kan använda molnet för att effektivisera processer.

Det är ett illustrativt exempel som visar på hur molntjänster kan anslutas till varandra för att få ännu fler fördelar.

Här kan lokala system och gamla applikationer helt enkelt inte konkurrera.

Så här kan en IT-leverantör hjälpa dig

Att få ut det sanna värdet med molntjänster kräver lite jobb.

Ja, molntjänster kan ersätta det du redan har och spara dig pengar i förloppet.

Men att bara använda molnet på det sättet är att gå miste om möjligheter.

För att få ut det sanna värdet av molntjänster krävs det att du tänker om.

Tänk på vilka utmaningar ditt företag står inför och var du kan dra nytta av mer effektivitet.

Här kan en IT-leverantör hjälpa dig.

Genom att ta hjälp av en IT-leverantör får du tillgång till specialister som hjälper dig att strategiskt nyttja de många fördelar som molntjänster erbjuder.

Utvecklingen i molnet går framåt i en rasande fart. Se till att du väljer en leverantör som håller sig i framkant med molntekniken.

Sammanfattning

Vi har tittat på molntjänster utifrån olika perspektiv och branscher.

Varje företagstyp kan dra nytta av molnet, men eftersom inget företag är den andra lik och varje bransch har sina egna utmaningar, kommer det sanna värdet när du mixar affärskunskap och erfarenhet.

Ta hjälp av en IT-leverantör för att gynnas av deras insikter och erfarenhet från företag som ditt.

Squad IT-support konsultation

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Thomas är VD och grundare av Squad. Han har sen 1994 hjälpt företag att sänka sina IT-kostnader och framtidssäkra sin teknikinvestering. Och han tar sig tiden att spela golf, flyga drönare och resa så ofta han kan.