Få bättre IT resultat

Dags att avmystifiera Office 365 (Groups, Delve, Teams, Yammer)

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Sedan Office 365 lanserades 2011 har plattformen upplevt både stora och gradvisa förändringar till det bättre. Snabbt byggs det upp mer och mer värde i Office 365.

Det som brukade vara en enkel molntjänst för tre olika produkter som Exchange, SharePoint och Skype for Business (dåvarande Lync), har växt till ett enormt ekosystem för att hjälpa dig att få mer gjort oavsett hur du jobbar.

Med allt ifrån uppköpet av Yammer, till den något förvirrande Office 365 Groups, till det senaste kommunikationsverktyget Microsoft Teams.

Till Microsofts försvar har de gjort förändringar som slutligen gör att dessa produkter arbetar tillsammans för att ge oss en bättre upplevelse.

Men trots det uppstår det osäkerhet.

I och med detta är det dags att ta en närmare titt på produkterna som har skapat flest frågor.

Vad är Office 365 Groups?

I sin enklaste form är Groups en säkerhetsgrupp som du slänger in en massa personer i. Sen finns den där och håller ihop allt. Visst, detta är något förenklat.

office-365-skapa-grupp.png

Men den stora skillnaden mellan en säkerhetsgrupp (som många är bekanta med) och den relativt nya Office 365 Groups ligger i att det ”råkar” finnas en automatiserad provisionering när du skapar en grupp.

Provisionering betyder att en robot springer runt och gör en massa jobb i bakgrunden.

Så här funkar det.

Robot: ”Hallå där Exchange (mejl), SharePoint (dokumentbibliotek), Teams (chatt) och Planner (projekthantering) skapa och sätt igång era tjänster för den här gruppen.

Varpå Exchange, SharePoint, Teams, och Planner säger: ”Voila! Nu är allt redo att användas”.

Allt du behövde göra var att namnge gruppen och trycka på skapa.

Sen börjar du lägga till kollegor eller externa parter som medlemmar i gruppen och alla får då tillgång till dessa produktivitetsverktyg.

Nyttan är hur det snabbar upp introduktionen för nyanställda eller personer som kommer in senare i ett projekt. För att de får tillgång till samma verktyg och konversationer.

Vice versa skapas grupper automatiskt när du skapar en:

  • ny plan från Planner
  • SharePoint Team site
  • nytt team i Teams
  • grupp via Outlook

Grupper skapas också från andra Microsoft-tjänster som Power Bi och Yammer.

En grupp ger valmöjligheter.

Det kanske börjar med mejl, kalender och filer. Fyra månader senare en fullfjädrad projekthanteringsyta med SharePoint Team site, Planner och Teams.

Låt oss gå tillbaka till ursprungsfrågan och nu ge ett mer tekniskt svar.

Vad är Microsoft Office 365 Groups?

Groups är en tjänst i Office 365 som håller ihop och samlar flera Microsoft-produkter till ett ställe. En tjänst som integrerar komponenter över Office 365 och Azure Active Directory och till externa system som Salesforce, Jira, GitHub, Twitter och många fler.

Vad är Microsoft Delve och Office Graph?

Delve drivs av Office Graph för att hjälpa dig att hitta innehåll relevant för dig från exempelvis Exchange, OneDrive, SharePoint och Yammer.

Office Graph använder maskininlärning med information av saker som görs av användare, det vill säga du.

Den informationen kan appar använda för att visa information.

Delve är en av dessa appar.

Office Graph är inte något du kommer åt, men det gör att Delve fungerar som ett smart gränssnitt för sökmotorn i din Office 365 portal.

office-365-delve-forklaring.png

Du kan också använda Delve till att hantera dina Office 365 profiler samt upptäcka och organisera information som är mest intressant för dig. Du får information presenterat i ett användarvänligt kortbaserat flöde.

Det är även där du hittar den nya personliga bloggen för att dela idéer och berätta stories för andra i ditt företag.

Yammer vs Teams: Vad ska du använda?

Många har svårt att förstå skillnaden mellan Teams och Yammer. Och jag klandrar dem inte. Det är en utmaning att bilda en uppfattning för vart dessa verktyg passar in i ekosystemet.

Microsoft själva försöker säga att Teams är för mindre grupper och Yammer för större grupper.

Men jag undrar om Microsoft faktiskt designade Teams med denna skillnad i åtanke…

Frågan kvarstår. Vad ska du använda?

Det finns många verktyg som är tillgängliga för kommunikation med människor inom och utanför ditt företag.

Yammer, Teams, Skype, Outlook, Groups, Sharepoint och OneDrive.

Problemet har aldrig varit tillgång till verktyg som låter dig samarbeta med någon.

Tvärtom.

Hur ska du veta vilket verktyg som är bäst för vilket ändamål? När vi inte får svar, och eftersom vi är vanedjur, slutar det med att vi fortsätter att göra som vi alltid gjort.

Lever kvar i vår inbox.

Å andra sidan…

Fördelen med att ha allt detta i Office 365-plattformen är att alla konversationer från en grupp, oavsett om det är via mejl, Teams eller Yammer, grupperas i (trumvirvel) … Office 365 Groups.

Jag är medveten om att jag inte svarar på frågan, men det är för att det beror på hur ditt företag jobbar och vad dina mål är.

Och tills dess att jag skriver en uppföljningsartikel som ger mig utrymmet att strategiskt tackla frågan, hoppas jag att följande bild gör dig klokare.

slidedeck-embrace-office-365-groups-fran-microsoft.png
Bildkälla: Embrace Office 365 Groups: Overview and roadmap, av Christophe Fiessinger, Principal Program Manager, Microsoft.

(Nu finns en uppföljningsartikel. Du hittar den här.)

Sammanfattning

Flexibiliteten med Office 365, Microsoft Team, Yammer och Office 365 Groups gör det möjligt för ditt företag att få jobbet gjort på många olika sätt.

Allt du behöver göra är att välja det som passar ditt behov och arbetssätt bäst.

Naturligtvis kan för mycket val skapa förvirring och att du fortsätter att göra som du alltid gjort. Men jag tror att det här året har det gjorts många stora framsteg och självklart en bit kvar tills det blir helt uppenbart.

På Squad hjälper vi till att sätta upp en IT-strategi som säkerställer att du jobbar på ett sätt som är optimalt för ditt företag.

Ta kontakt så svarar vi på alla frågor du har.

Squad IT-support konsultation

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Thomas är VD och grundare av Squad. Han har sen 1994 hjälpt företag att sänka sina IT-kostnader och framtidssäkra sin teknikinvestering. Och han tar sig tiden att spela golf, flyga drönare och resa så ofta han kan.