Få bättre IT resultat

Office 365 för advokatbyråer: Storbyrå funktioner, småbyrå budget

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Advokatbyråer har varit förhållandevis långsamma när det kommer till att börja tillämpa molnbaserade IT-tjänster. Trots påvisade fördelar har många byråer tvekat till att använda molntjänster som Office 365.

Det är förståeligt med tanke på att jurister och advokater till varje pris måste skydda konfidentiell och sekretessbelagd information.

Men trots en bransch som hittills varit långsam upptäcker nu allt fler molnet.

Nästan alla använder molnet, även advokater

Många advokater, särskilt de mer seniora, finner oftast att området teknik är överväldigande och att varje litet steg av förändrad status quo leder till osäkerhet.

Men Advokatsamfundet bestämde att detta inte är gångbart i längden.

Juni 2011 redovisade en arbetsgrupp inom Advokatsamfundet att det inte finns något hinder mot att använda externa IT-lösningar.

Förutsättningen är att advokatens tystnadsplikt upprätthålls och efterlevs.

Vidare poängterar arbetsgruppen hur molntjänster erbjuder advokater en möjlighet att förbättra standarden och snabbheten på juridiska tjänster.

Tittar vi tvärs över Atlanten visar siffror från American Bar Association (ABA), den största amerikanska organisationen för advokater, att runt 2016 hade 37% av byråerna börjat använda molntjänster.

Men siffran är stigande, under 2017 rapporterade ABA att antalet byråer som använde molntjänster hade stigit till 52%.

Jag är medveten om att dessa siffror refererar till amerikanska advokatbyråer, men det som oftast är sant i USA är i stor utsträckning även sant i Sverige.

Det vi tittar på är trenden som visar att advokatbyråer har förstått att i många situationer är molnet helt enkelt billigare, mer flexibelt, mer bekvämt och även säkrare än att ansvara för sin egen utrustning.

Därför känns det relevant att tipsa om Kleos, det molnbaserade systemet som effektiviserar ärendehanteringen för din byrå. Det är framtaget av Wolters Kluwer, ett erkänt namn inom advokatbranschen.

Låt oss gå vidare och titta på fördelarna från ett produktivitets- och säkerhetsperspektiv, de kanske mest väsentliga aspekterna för advokatbyråer när det kommer till att använda teknik.

En närmare titt på Office 365 för advokatbyråer

Fördelarna för advokatbyråer motsvarar på det stora hela de fördelar som de flesta tjänstemannayrken får av molnet, men med några unika inslag.

Här är ett par produktivitetstips anpassade för advokatbyråer.

FindTime

Trött på den tidskrävande fram och tillbaka processen med att hitta en mötestid som funkar för alla?

Känns detta bekant?

Du ska ha ett möte med en person och föreslår två olika mötestider. Inte tillgänglig blir svaret med förslag på nya tider. Men det är tider då du inte kan.

I ett annat fall…

Du försöker boka ett möte med fler än en person. Fyra stycken från tre olika företag. Efter många mejl är alla till slut överens om en tid.

Vill du slippa det här kommer du att gilla FindTime. Integrerat direkt i Outlook och utvecklat av Microsoft.

Det är ett verktyg med ett användarvänligt gränssnitt som gör det enkelt att hitta lediga tider.

Microsoft-FindTime-Squad-Infographic

Du öppnar ett mejl och klickar på FindTime och väljer tider du vill föreslå.

De som tar emot mejlet kan rösta på tider du har föreslagit. Någon som inte svarat? Skicka en påminnelse med ett klick.

Så fort en tid är överenskommen får alla en mötesinbjudan.

Det bästa är att bara du som skapar röstningen behöver Office 365. Det går alltså alldeles utmärkt att skicka till folk som inte har Office 365 eller inte jobbar på din byrå.

Vilket gör det idealiskt när du vill hitta en ledig tid i ditt redan fulla schema med klienter och andra.

Bookings

Låt oss fortsätta på temat möten.

Bookings är något helt annat än FindTime.

Bookings ger dig en anpassningsbar webbsida där en extern part tar initiativ till att boka möte, medan med FindTime är det du som föreslår tider deltagare kan rösta på.

Fördelarna är detsamma, du sparar tid och det blir enklare för alla.

Med Microsoft Bookings erbjuder din firma potentiella och befintliga klienter att boka möte via en online kalender. De som besöker din bokningssida kan välja tid och tjänst som passar dem.

Kanske en inledande kostnadsfri rådgivning?

De anger sina uppgifter och Bookings kommer att automatiskt skicka bekräftelse och påminnelser. Det funkar på samma sätt om de ringer in och din assistent eller receptionist fyller i deras uppgifter.

En annan fördel med Bookings är att det kan funka som en funktion för att få fler kunder.

Principen är enkel. När du gör det enklare för potentiella klienter att komma i kontakt med dig ökar också sannolikheten att de kontaktar dig.

Microsoft Planner

Planner är ett relativt nytt projekthanteringsverktyg och baseras på Kanbans processmetodik.

För dig som advokat ger det här ett visuellt processystem som hjälper att bättre förstå för när och hur mycket tillgänglighet det finns på byrån.

Om du samarbetar ofta med andra på ditt kontor har den här applikationen en stark potential för att öka din produktivitet.

I Planner skapar du uppgifter, dessa visas som ”kort”.

Microsoft-Planner-GUI-Boards

Varje kort innehåller information som arbetsbeskrivning och förfallodatum. Filer kan bifogas och kollegor kan kommentera på kortet. När ett datum närmar sig deadline får alla ett meddelande.

Planner är ett effektivt verktyg, enkelt att använda och som på ett organiserat sätt ger dig en överblick för vad du behöver prioritera.

eDiscovery – elektronisk sökning och upptäckt

I informationsåldern är majoriteten av information i digital form.

Från sociala medier till Worddokument till mejl, finns det en ständigt växande mängd av data som måste indexeras, sorteras, sökas och granskas.

Därför är eDiscovery särskilt relevant för advokatbyråer.

Din firma kan när som helst få en förfrågan gällande bevis som sträcker sig flera år bakåt i tiden.

Att hitta all den data på en IT-miljö som körs lokalt kan vara en mardröm om informationen är spridd över ett flertal olika datorer, servrar och backuper.

Med Office 365 blir det enkelt att identifiera, bevara och samla känslig information som lagras i molnmiljön. Och genom att lagra informationen i molnet kan din byrå bli fri från pappersutskrifter.

Microsoft är kloka nog att förstå att allt innehåll inte konsumeras inom deras ekosystem av produkter, alltså kan datakällor inkluderas från tredjepartskällor som exempelvis Facebook och Twitter.

Här är en video på runt tre minuter som går igenom förträffligheten med eDiscovery och hur det kan hjälpa advokatbyråer spara pengar.

Microsoft som vid varje givet tillfälle, har ungefär 850 rättegångsärenden, använder själva eDiscovery för att få tag på information.

eDiscovery ingår i Office 365 med en Enterprise-licens.

Du kan antingen välja mellan ”vanlig” eDiscovery (kräver E3 licens) eller Advanced Discovery (kräver E5 licens). Den senare är det Microsoft går igenom i videon.

Vad advokatbyråer bör veta om säkerheten i Office 365

Säkerhet är en grundläggande aspekt för att använda teknik, speciellt inom advokatyrket.

En byrå som inte lyckas etablera förtroende är en byrå utan klienter.

Med kravet att upprätthålla konfidentiell information och hantera ständigt växande datamängder (oavsett om det är klientrelaterat eller inte), är det inte förvånande att många advokatbyråer har tvekat kring att lagra känslig information i molnet.

Men med en molnlösning som Office 365 minskar du antalet riskpunkter. Du går från fragmenterad till standardiserad IT-miljö, bara det är en aspekt som höjer IT-säkerheten.

Office 365 erbjuder säker lagring med OneDrive och SharePoint, för både internt och externt användande. Du slipper oroa dig för servrar, mjukvaruuppdateringar eller många av de säkerhetsfrågor som uppstår vid egen drift.

Hur är det med kryptering i Office 365?

Data i både transit och vila är alltid krypterat.

Om du däremot väljer en Enterprise-licens som E3 eller E5 får du tillgång till utökade säkerhetsfunktioner, som exempelvis IRM (Information Rights Management) och OME (Office Message Encryption).

IRM är en krypteringslösning för att säkra informationen inom verksamheten och begränsa hur mejl kan användas. Du kan förhindra att känslig information vidarebefordras, skrivs ut eller kopieras.

Med OME kan du skicka krypterade meddelanden, oavsett vilken mejltjänst mottagaren använder. För att se ett krypterat meddelande behöver mottagaren antingen ange ett engångslösenord, logga in med ett Microsoft-konto eller konto kopplat till Office 365.

Även om säkerheten är en vital fråga, tänker jag stanna här för att undvika att göra ett längre utlägg.

Istället vill jag tipsa dig om Office 365 Trust Center, där Microsoft delar med sig hur de hanterar säkerhet, integritet och efterlevnad.

Nästa steg: Var ska du börja?

Ta hjälp av en IT-leverantör som specialiserar sig på molntjänster och har erfarenhet av att arbeta med advokatbyråer.

En leverantör med erfarenhet om branschen kan hjälpa din byrå att uppfylla klienternas förväntningar, samtidigt som de sparar dig pengar och säkerställer att du får ut det mesta av vad molnteknologi har att erbjuda.

Begär kostnadsfri rådgivning och få svar på hur du kan få bättre kostnadskontroll på IT-budgeten. Fråga om fast månadspris som inkluderar allt så att du kan uppnå stora besparingar.

Men som det ofta handlar om i advokatyrket behöver du använda sunt förnuft och iaktta viss försiktighet.

Ett samarbete med en IT-leverantör handlar till stor del om förtroende, varför det är svårt att ge ett uttömmande svar.

I slutändan handlar det om att känna sig trygg med leverantörens förmåga att fullgöra de åtaganden som är nödvändiga för att din byrå ska ha en säker IT-drift och kan hjälpa dig att upprätthålla dina yrkesplikter.

Sammanfattning

Det är obestridligt att molntjänster spelar en allt större roll i advokatyrket, en nödvändighet för att med bättre kostnadskontroll möta klientförväntningar och öka produktiviteten.

Med Office 365 är det tydligt att Microsoft har tagit behovet att ge säkerhet, sekretess och transparens för sina kunders känsliga uppgifter på allra största allvar.

Förutom säkerheten, som är av yttersta vikt, ger Office 365 advokatbyråer nödvändiga verktyg för att driva en framgångsrik och effektiv byrå.

Om du vill veta mer om Office 365 och hur det kan gynna din byrå, kontakta oss. Vi kan hjälpa dig migrera till molnet.

Squad IT-support konsultation

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Thomas är VD och grundare av Squad. Han har sen 1994 hjälpt företag att sänka sina IT-kostnader och framtidssäkra sin teknikinvestering. Och han tar sig tiden att spela golf, flyga drönare och resa så ofta han kan.