Få bättre IT resultat

Molntjänster för småföretag — en miniguide

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Någonstans började företag att använda molntjänster för CRM, mejl och lagring. Men nu tittar företagsledare inte längre på molnet enbart som ett sätt att få tillgång till verktyg.

Fokus är att hitta rätt sätt att använda molnet för att nå mål och lösa problem.

Molntjänster har gått från trend till faktum. Det är en naturlig del av våra liv. Tidigare har vi skrivit om att småföretag använder molnet i större utsträckning än någon annan.

Med detta i åtanke vill jag tipsa småföretag med en blandning av tjänster från Microsoft och många andra.

Visserligen kan vi som Microsoft partner framstå som partiska, men det tar inte bort det faktum att tjänsterna är bra. Det jag rekommenderar kommer från en plats av omtanke.

Vi är också ett företag med mindre än 49 anställda.

Ekonomisystem i molnet

Har du tittat på bokföringsprogram i molnet?

Det borde du.

Det har blivit allt mer populärt med bokföring i molnet och eftersom det är en molntjänst behöver du bara en internetuppkoppling och en webbläsare.

Förutom att redovisningskonsulter och revisorer älskar att du arbetar i molnet, finns det många nyttoeffekter.

Eftersom din bank är en ”molntjänst” kan du använda dig av automatisk bankkoppling och få banktransaktioner rapporterade direkt i ditt ekonomisystem.

Utöver det kan du skicka bankfiler direkt till banken från systemet och slipper därför ladda ner filer på din dator.

Med fakturatolkning tolkas fakturor automatiskt så att du slipper manuell hantering. Du kan enkelt skicka e-postfakturor direkt från systemet och ta emot e-fakturor från leverantörer.

Mindre pappershantering. Bra för miljön.

Och automatisk backup! Inga mer tidskrävande uppgraderingar till den enda datorn som har bokföringsprogrammet installerad.

Sist men inte minst, med bokföringen i molnet får du tillgång till realtidsdata, vilket ökar engagemanget och hjälper till att fatta bättre beslut.

Både Visma och Fortnox är populära bokföringsprogram.

Visma är det etablerade varumärket och kanske därför ett tryggt val för många. Fortnox är en pionjär och nämner själva att de var först i branschen med bokföring på webben när de startade 2001.

Ett alternativ till systemleverantörer som Visma och Fortnox är PE Accounting. De är en komplett redovisningsbyrå som levererar ett komplett ekonomisystem. En allt i allo lösning för allt som rör företagets ekonomi.

Rekommendationer:

Analys bortom Excel

I många år har Microsoft Excel och andra kalkylprogram varit ett naturligt val när du behöver analysera data och generera rapporter. Men det handlar inte bara om rapporter, utan om att göra verksamheten smartare genom att förstå din affärsdata.

Excel är inte alltid det enklaste verktyget för djupgående analyser. Business Intelligence verktyg som Microsoft Power BI är bättre lämpade för uppgiften.

Vad är business intelligence (BI)?

Business Intelligence är ett samlingsnamn för att täcka alla aktiviteter och verktyg som är nödvändiga för att ett företag ska samla och analysera rå information till värdefulla och handlingskraftiga insikter.

Med andra ord göra det möjligt för dig att fatta bättre och informerade beslut.

microsoft-power-bi-infografik

Microsoft Power BI är en molnbaserad BI-tjänst som gör det enkelt att visualisera och analysera data. Med Power BI kan du skapa interaktiva rapporter och ansluta till hundratals datakällor för att få värdefulla insikter.

Rekommendation:

Modern kommunikation, bättre samarbete

Office 365 har utvecklats till ett rejält kraftpaket att driva ditt företag på. Det blir ständigt bättre och gör att du kan:

  • Få tillgång till filer var som helst, online och offline
  • Alltid senaste versionen av Office-paketet
  • Och mycket, mycket mer…

Bland annat det senaste tillskottet Microsoft Teams, en chattbaserad yta för samarbete. Men Teams är mer än bara en chatt. Det är navet för all typ av kommunikation.

När du förstår vilket problem du vill lösa kan du skräddarsy Teams för att möta dina behov. Precis som med många andra applikationer i Office 365.

Kortfattat hur Teams funkar

Med Teams skapar du *trumvirvel* … teams.

Ett team beskrivs enklast som en grupp eller avdelning. Varje team organiseras via kanaler som exempelvis kan representera olika funktioner, projekt, leverantörer eller kunder.

Här följer ett exempel från Microsoft för hur det kan se ut:

microsoft-teams-sample-tabel

När du skapar ett team får du automatiskt en kanal som heter ”Allmän/General”, sen kan du skapa upp till 200 kanaler inom ett specifikt team, vilket bör räcka för de flesta småföretag.

Som du kan se på bilden ovan får varje kanal ett antal flikar (tabs). Flikar funkar som länkar till olika resurser. Det kan vara till Microsoft Planner, SharePoint, OneNote och Power BI.

microsoft-teams-gränssnitt-exempel

Men det kan också vara till tredjeparts applikationer, som exempelvis Asana, Trello, GitHub eller Twitter.

Därmed är du inte begränsad till att bara använda Microsofts egna tjänster.

Du kan mixa och matcha så som det passar dig bäst.

I sammanhanget kan jag rekommendera både Asana och Trello som värdiga konkurrenter till Microsoft Planner.

Rekommendationer:

Skydda ditt företag

Förmågan att bekämpa virus och skadlig kod är den viktigaste delen av ett antivirusprogram. Att välja ett antivirusprogram är inte ett enkelt beslut att fatta.

Produkten du väljer ska inte bara vara prisvärd och pålitlig, men också fungera effektivt. Med så många program att välja mellan är det svårt att veta vilket som är bäst.

Min rekommendation är Webroot SecureAnywhere, ett ledande antivirusprogram som skyddar dig på PC, Mac, plattor och smartphones.

Webroot använder molnteknik, skannar blixtsnabbt, kräver inte mycket utrymme och kan återställa filer som krypteras av ransomware. Det är ett tillförlitligt och prisvänligt antivirusverktyg som inte snålar på säkerheten.

Till skillnad mot många andra antivirusprogram slöar den inte ner dina enheter.

Webroots detekteringssystem skiljer sig från konkurrenterna. Den använder inte typiska antivirus databaser, men arbetar istället förebyggande genom beteendeövervakning med hjälp av data som Webroot håller i molnet.

För att få en bättre förståelse för hur Webroot SecureAnywhere skyddar dig, ta en titt på nedan bild.

webroot-threat-intelligence-infografik

Rekommendation:

Automatisering för småföretag

Det är inte svårt att se varför verktyg som Zapier, IFTTT och Microsoft Flow växer i popularitet.

Dessa tjänster är utformade för att du ska kunna ansluta olika program med varandra så att du kan köra automatiseringar utan att behöva skriva någon kod.

Tjänsterna bygger på orsak och effektprincipen. Med andra ord – om det här händer, gör detta.

Det finns oerhört många användningsområden du kan använda dessa tjänster till. Mitt tips är du går igenom vilka integrationer som finns och vilka flöden andra använder för att se vad som är möjligt.

Nu en kort introduktion om dessa tjänster.

IFTTT är enkel att komma igång med, men är fokuserad på konsumentscenarion. Zapier lutar åt affärsapplikationer och till skillnad mot IFTTT som är begränsad till tvåstegsflöden, kan du sätta upp flerstegsflöden (om det här händer, gör detta, och detta, och sen detta...)

På grund av den mängd anpassningar som är möjligt med Zapier kan tjänsten vara överväldigande att använda till en början.

Microsoft Flow hamnar någonstans mellan dessa två. Lika enkel att använda som IFTTT, men fokuserar på affärsapplikationer och erbjuder flerstegsflöden.

IFTTT kommer bara med en gratis variant och de två andra erbjuder gratisversioner. I affärssammanhang hamnar matchen mellan Zapier och Flow.

Vilket av dessa två som är bäst för ditt företag beror till stor del på vilka applikationer du vill koppla samman.

Zapier kommer med över 1000 integrationer och i skrivande stund har Flow runt 200.

Sist men inte minst, att koppla ihop arbetsflöden görs via visuella gränssnitt. Det gör det enkelt att automatisera repetitiva uppgifter även för en glad nybörjare.

Rekommendationer:

Sammanfattning

I den här miniguiden har vi gått igenom ett par kända molntjänster rekommenderat till dig som småföretagare.

Tjänster som förr hade tagit månader, om inte år att bygga upp. För att inte prata om hur mycket det hade kostat. Idag är allt som krävs att du skapar ett konto och du får tillgång till funktioner som gör livet enklare.

Men värdet med molntjänster är inte att få tillgång till nya verktyg, det är hur du använder dem. Här kan en IT-leverantör hjälpa dig att få verklig nytta av molnets alla fördelar.

Squad IT-support konsultation

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Thomas är VD och grundare av Squad. Han har sen 1994 hjälpt företag att sänka sina IT-kostnader och framtidssäkra sin teknikinvestering. Och han tar sig tiden att spela golf, flyga drönare och resa så ofta han kan.