Vi har alla hört talas om SharePoint och dess fördelar, men hur använder företag SharePoint-intranät, webbplatser och portaler idag?

I denna artikel går vi igenom tre exempel på moderna intranät med deras stora fördelar.

Och vi börjar med oss själva – Squad.

#1 – Tjänstemannaföretag: intranät för fullständig översikt

För att alla på företaget ska kunna följa processer och jobba på rätt sätt behövs handböcker för företag och personal. Böcker som samlar rutiner, arbetssätt och annan viktig information de anställda behöver för att sköta sitt jobb på allra bästa sätt.

Men tiden av fysiska företagshandböcker är över. Nu är det digitalt som gäller.

Och ett intranät är precis detta – en digital handbok för företag och personal i SharePoint som enkelt nås via Teams. När som helst, var som helst.

team-squad-egen-sharepointPå Squad använder vi samma intranäts-lösning vi själva levererar till våra kunder. Detta säkerställer snabb och enkel åtkomst till vår viktigaste information.

I vårt intranät hittas bland annat:

  • Vilka vi är
  • Bolagsbeskrivning och vision
  • Rutiner och processer
  • Kontaktvägar
  • Listor och dokument 

Information som hur vi beställer bud, hur vi beter oss mot våra kunder, In Case of Emergency-kontakter, viktiga bankgiro-nummer och mycket mer – i intranätet hittar vi allt när det behövs, såväl på kontoret som ute på fält.

Snabb åtkomst via Teams

SharePoint ger kraften till intranätet, men det funkar också som ett klister för att knyta ihop andra tjänster. Som i det här fallet, Microsoft Teams.

I vårt arbetssätt använder vi SharePoint till vissa delar och Teams till andra, till exempel att komma åt listor med information.

team-squad-sharepoint-lista-teams-vyVia Teams når alla våra avdelningar såsom sälj, administration och helpdesk snabbt all information. Där alla personer har direkt åtkomst till sina specifika rutiner och uppdaterad avdelningsinformation.

En avgörande punkt i ett intranät är enhetlighet. Och det är just en av de stora fördelarna med att centralisera information – den blir enhetlig.

Så fort en process eller rutin uppdateras speglas den nya informationen likadant för alla, vilket säkerställer att vi arbetar på samma sätt och efter samma nya information som kommuniceras ut.

#2 – Marcolin: mer sälj med en business-portal

Marcolin, en av världens största glasögonagentur och tillverkare förlitade sig som många andra företag på ett traditionellt CRM-system.

Två mycket viktiga delar saknades dock – möjligheten att sätta prognoser och budget.

marcolin-sharepoint-prognoser-budget

Avsaknaden av effektiva prognos- och budgetverktyg gjorde inte bara att cheferna kämpade med att få en verklig bild av företagets resultat – även säljarna tappade sin glöd. Med vaga säljmål från möten som inte följdes upp korrekt, blev det svårt att veta hur en månad faktiskt såg ut och hur de kunde förbättras.

Målet var att ersätta Marcolins tidigare CRM-system med ett nytt, innehållandes delarna de tidigare saknat. De behövde ett personligt, enkelt och motiverande system för snabb överblick på individ-, team- och företagsnivå.

Eftersom företagets säljare i grund och botten är rena tävlingsmänniskor önskades även en tävlingsfunktion för att ge tillbaka gnistan för att leverera på topp – och sälja mer.

En av företagets kanske viktigaste sidor

Vi såg direkt lösningen som passar Marcolins önskemål bäst och implementerade därför en hemsida som drivs av SharePoint, där både säljare och chefer snabbt får tillgång till verktygen de behöver.

marcolin-sharepoint-salj-vy

På hemsidan lägger säljarna snabbt sina prognoser, med kompletta värden för att mer effektivt bearbeta nya kunder. De fyller sedan i vad dem har sålt, vilket räknas om till poäng som mäts av träffsäkerhet och säljvolym.

Poängen används sedan i en säljtävling som pågår varje månad, där vinnaren både får ett välförtjänt erkännande och pris. Detta har resulterat i en markant ökad försäljning, inte minst för att säljarna nu kan se hur det går för deras kollegor, men också för att de nu ser om de uppfyller sina egna satta mål.

Tack vare att säljarna nu får koll på sina egna mål kan de även se direkt om de halkar efter. Och eftersom cheferna ser hur målen efterlevs blir uppföljningarna effektivare.

”Att göra” för bättre uppföljning

Systemet gör också att säljarna får varsin ”to-do”-lista att följa, där dagens uppgifter och vilka kunder de ska träffa rapporteras. Detta ger en klar utvecklingsplan för säljarna men även en viktig överblick för cheferna. Om något inte stämmer kan det snabbt följas upp.

Utöver Marcolins resultat i bättre överblick har vår business-portal även ökat deras sälj. Säljarna har blivit mer självständiga och målmedvetna och tycker det är ett mycket roligare system att jobba i.

Och med överlägsna prognoser och oavbruten uppföljning går det bara uppåt.

Marcolin tittar nu på att implementera lösningen i hela Europa för att mäta alla kontor och hålla sina spännande säljtävlingar länder emellan.

#3 – Effektivare projekthantering för byggbolaget (pågående)

Vi besökte ett mindre byggbolag med en miljard i omsättning som bygger stora fastigheter och bostadsområden. Byggbolaget, som vi håller anonyma just nu, behövde hjälp med att bygga en applikation för projekthantering.

När vi kom i kontakt hade de nyligen migrerat med hjälp av en erkänd IT-leverantör till Office 365 (numera Microsoft 365), som tyvärr inte hade gått helt som förväntat…

Fildubbletter och synkproblem var bara några av de dagliga problemen de tampades med. De negativa resultaten av migreringen påverkade hela organisationen och gjorde att alla var oerhört trötta på Microsoft 365 – som till synes inte fungerade alls.

Från kaos till struktur

Under vårt möte om SharePoint-lösningar såg vi direkt att lösningen de fått var fel uppsatt.

De stora synkproblemen hade en enkel förklaring. I SharePoint finns en maxgräns på 50 000 objekt per vy. Det låg mer än 570 000 objekt – det tiodubbla över gränsen.

Vid närmare koll märkte vi även att hela grundimplementationen gjorts fel. Som banar en felaktig väg med en mängd problem, vilket byggbolaget smärtsamt fick erfara. Lösningen var tvungen att göras om, och göras rätt.

I varje nytt byggprojekt ingår en mängd filer och underlag till olika myndigheter, och för att effektivt kunna följa vad som är gjort och hur långt projektet har gått är struktur avgörande.

Från en klassisk dokumentstruktur utan överblick jobbar vi nu mot visionen att skapa en projektplattform med helhetssyn där allt direkt hamnar på rätt plats – med snabb tillgång till alla viktiga dokument.

Det är ett pågående projekt, och vi längtar tills vi får presentera det färdiga resultatet för dig.

Sammanfattning

Vi har gått igenom tre exempel på olika företag som använder SharePoint-intranät.

Alla med mycket skilda arbetssätt och industri.

Vill du ha fler idéer och inspiration för hur SharePoint kan förenkla dagligt arbete och bana väg för en digital arbetsplats?

Schemalägg ditt samtal så tittar vi på vilka SharePoint-lösningar som passar ditt företag.

Squad IT-support konsultation