Få bättre IT resultat

Microsoft Flow: Automatisera dina processer — vinn tid & sänk kostnader

Peter Jakobsson

Peter Jakobsson

I en tid när maskiner ersätter kassörer och banker nästan är helt onlinebaserade, har det aldrig varit enklare att automatisera ditt företag. Den moderna tekniken har öppnat upp för ett nytt spektrum av möjligheter.

Med det sagt, låt oss gå igenom fördelarna med Microsoft Flow – en del av Office 365 och Microsoft 365.

Vad är Microsoft Flow?

Microsoft Flow är en molnbaserad tjänst där du enkelt kan integrera dina favoritappar, så att du kan automatisera processer och förenkla repetitiva uppgifter.

Flow går snabbt att integrera och du behöver inte vara en utvecklare. Det är en enkel sak att komma igång med. Som du säkerligen förväntar dig är Flow kompatibel med många av Microsofts egna produkter, men också otroligt många populära tredjepartstjänster.

Hur Flow kan automatisera ditt företag

Låt oss säga att någon twittrar om ditt företag eller använder en viss tagg, då kan du med hjälp av Flow skapa ett flöde som aktiverar en helautomatiserad process. Så fort en en hashtag används kan den sparas i ett Excelblad.

Eller om du använder Microsoft Dynamics 365, kan du definiera en sökterm och alla personer som använder den termen i en tweet, kommer att läggas in som ett lead i Dynamics.

Här är några andra användbara exempel på applikationer som kan användas för att skapa, hantera och övervaka arbetsflöden.

Outlook

Den välkända Outlook-applikationen kräver sällan en introduktion. De flesta av oss använder den för att hålla vår inkorg organiserad, boka kalendermöten och hålla reda på uppgifter vi behöver få gjort.

Så här förenklar Flow för dig när du använder Outlook.

microsoft-flow-outlook-onedrive-integration.png

Spara bifogade filer automatiskt i OneDrive och det går lika bra om du vill ha dem i Google Drive eller Dropbox.

microsoft-flow-trello-onedrive-integration.png

Trello är ett populärt projekthanteringsverktyg. För att få bättre koll på dina uppgifter kan se till att de hamnar i din Office 365 kalender.

microsoft-flow-outlook-planner-integration.png

Microsofts motsvarighet till Trello heter Planner. Du kan flagga mejl i din inkorg och jobba med dem senare i Planner. Perfekt om du strävar efter att hålla din inkorg tom.

OneDrive for Business

Med Office 365 ingår OneDrive for Business. Det är din personliga molnlagring med 1 TB i lagringsutrymme, där kan du lagra alla dina filer säkert.

Här är hur Flow förenklar för dig.

microsoft-flow-onedrive-slack-integration.png

Om du använder Slack som en del av din digitala arbetsplats kan du få en notifikation när någon i ditt projektteam laddar upp en fil till den gemensamma projektmappen.

microsoft-flow-onedrive-mejl-uppdatering-integration.png

Och om det inte räcker med en notifikation i Slack kan du även få ett mejl för vilka filer som ligger i projektmappen.

microsoft-flow-onedrive-instagram-integration.png

När du vill spara dina Instagram bilder i en mapp för att senare framkalla dem eller exempelvis återanvända dem på annat håll i din marknadsföring.

SharePoint

SharePoint kan beskrivas på många olika sätt beroende på vem du frågar. Men det är marknadsledaren för intranät och syftet är att hjälpa dig samarbeta med kollegor, partners och kunder.

Sen lanseringen 2001 har Microsoft kontinuerligt förbättrat SharePoint, och vi ser en ljus framtid med nya funktioner för att förbättra produktiviteten.

Så här blir SharePoint bättre med Flow.

microsoft-flow-sharepoint-outlook-integration.png

En användbar funktion med SharePoint är listor. Låt oss säga att du har en prislista eller inköpslista där någon uppdaterar, förändrar eller lägger till, då kan ett mejl skickas ut till relevanta parter.

Detta kan vara särskilt användbart om inköparen i ett produktionsbolag vill hålla projektledare informerade om förändringar.

microsoft-flow-sharepoint-jira-integration.png

Jobbar du med mjukvaruutveckling känner du säkerligen till Jira. Med den färdiga integrationen skapas automatiskt nya ärenden i en SharePoint lista när du skapar ärenden.

Detta kan vara användbart för utvecklingschefen som vill få bättre överblick och enkelt kunna sortera och prioritera bland ärenden.

Allt detta är bara några av många applikationer som enkelt kan integreras med hjälp av Flow.

Fördelarna med Microsoft Flow

Microsoft Flow utvecklades med ett övergripande mål i åtanke, att företag som ditt ska kunna skapa specialbyggda lösningar som gör din arbetsvardag enklare.

Här är ett par fördelar:

Tid och bekvämlighet

Där det finns bekvämlighet finns också effektivitet. I den meningen sparar Flow dig en massa tid som du sen kan använda till att utveckla din roll och företaget.

Prisvärt

I motsats till många andra program för att automatisera ditt företag, är Microsoft Flow ett prisvärt alternativ som erbjuder otroligt många möjligheter och värde till ett överkomligt pris.

Använder du Office 365 är Flow redan inkluderat. Det är en generös variant du kan göra väldigt mycket med.

Har du inte Office 365, eller vill du uppgradera från gratisvarianten betalar du runt 50 kr per månad/person.

Har du höga krav på att det måste gå snabbt och behöver köra runt 15 000 Flows per månad, så finns en prisplan för ungefär 150 kr per månad/person.

Enkla integrationer

Microsoft Flow är en avancerad tjänst med ett mycket användarvänligt gränssnitt. Det släpps ständigt nya färdiga integrationer mot alla möjliga tjänster som kan förenkla din vardag.

Med ett par knapptryck har du en tillförlitlig process. Microsoft har guider och mallar som vägleder dig. Om du vill automatisera ditt företag är det här ett bekvämt sätt att göra det på, och som inte kräver någon tidigare erfarenhet (eller hjälp) från utvecklare.

Sammanfattning

Microsoft Flow är det smarta sättet att automatisera ditt företag. Flow effektiviserar processer och gör dina manuella uppgifter till automatiserade arbetsflöden.

Om ditt företag är utan automatisering är Flow en prisvärd molntjänst du kan använda för att förbättra ditt företag. Medan du har många applikationer du använder dagligen, är Flow det som binder samman allting.

Sätt upp ett par Flows och automatisera krångliga, repetitiva och tidsslukande arbetsflöden.

Peter Jakobsson

Peter Jakobsson

Peter är konsultchef och delägare av Squad. Han gillar att spela brädspel med vänner och familj, samtidigt som han planerar sin förtidspension till Palma som en berömd och rik manusförfattare. När han inte gör det så kombinerar han över 15 års IT-erfarenhet med att hjälpa företag att underlätta samarbete och förenkla projekthantering.