Få bättre IT resultat

Hur mycket kostar molntjänster? Det är (verkligen) komplicerat

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Molnet eller inte? Det är en fråga jag har hanterat under många år och fortsätter att göra än idag, men inte längre på samma sätt.

Företag som är helt molnbaserade frågar hur de kan effektivisera sin IT-budget på bästa möjliga sätt. Andra som fortfarande förlitar sig på lokalt installerad utrustning undrar vilka besparingar molnet kan ge dem.

I den här artikeln kommer jag att ta ett jämförande förhållningssätt till kostnaderna för molntjänster. Jag kommer att belysa vart kostnaderna ligger med molnet och vart de finns med alternativen.

Vad kostar molntjänster egentligen?

Jag vet att det är ett frustrerande svar, men det beror på.

Det är alldeles för komplicerat och beroende från fall till fall för att kunna svara exakt på den frågan i en artikel.

Däremot kommer jag att göra mitt bästa för att du ska komma närmare svaret och även tipsa dig för hur du kan räkna på kostnaden.

Så här jämför du kostnaderna för publika molnet vs privata molnet vs on-premise

Att få koll på den verkliga kostnaden för en IT-lösning är utmanande eftersom det är en komplex blandning av hårdvara, licenser, arbetskraft och mycket annat.

Det bästa sättet att titta på kostnadsfrågan med molntjänster är att jämföra det med kostnaderna mot alternativen. I sammanhanget är det också viktigt att särskilja publika molnet och privata molnet.

När du väljer en lösning över en annan stöter du alltid på en viss avvägning – där du ibland sparar kostnader med det ena, uppstår det kostnader med det andra.

Inget företag är den andra lik, så genom att förstå olikheterna med alternativen kan du avgöra vart kostnaderna finns för dig och vilket alternativ som ger det bästa värdet.

Jag är en förespråkare för molntjänster, men jag är också den första att säga som det är till dig – att följa strömmen funkar inte för alla.

Problemet är att många jämför molnet kontra on-premise (lokal lösning) som om det vore äpplen mot äpplen.

Det är ett felaktigt antagande att kostnader slutar och börjar med hur mycket ny hård- och mjukvara som behövs för en on-premise lösning. Eller att kostnaderna kring molnet är allt som har med de löpande licensavgifterna att göra.

Med över 24 års erfarenhet inom IT-branschen har jag lärt mig att jämförelser alltid är mer nyanserade än man först antar. Som Microsoft partner har jag förståelse för att Microsoft har krångliga licensavtal.

Vilket gör alla typer av jämförelser komplexa.

Med det sagt kan jag göra ett par generella uttalanden, men det kommer inte att vara sant för alla företag. Och eftersom Squad har specialiserat sig på företag med mindre än 49 anställda, det vill säga småföretag, är min erfarenhet mer fördjupad mot den målgruppen.

Exempelvis kan jag inte se att småföretag någonsin igen kommer att hosta sin egen Exchange server när de kan välja Office 365. Jag ser också att de företag som har ett behov av att ha en egen server istället väljer en virtuell server i Microsoft Azure.

Men molnet vinner inte i alla lägen.

För arkitektbyråer som behöver skicka och ladda ner stora CAD-filer kanske molnet inte är hållbart. För företag som fortfarande sitter med en 2 Mbit/s ADSL förbindelse kommer en server i molnet inte vara en bra lösning.

Då bör man uppgradera sitt internet först, sällan ett problem i Stockholm.

Kostnadsfaktorer för publikt moln

När du använder det publika molnet äger du inte någon infrastruktur. Du hyr helt enkelt den datorkraft och mjukvara som du behöver. Den faktiska infrastrukturen du hyr in dig på delar du med andra, men din data är alltid separerad från andras.

Vilket medför stora besparingar eftersom ditt företag inte är ansvarigt för inköp och underhåll av fysisk utrustning.

Allt detta sköter molnleverantören åt dig i utbyte mot en licensavgift.

Licenser och användning

Jag kanske slår in en öppen dörr nu, men om du använder SaaS (mjukvara som tjänst) som exempelvis Office 365 betalar du endast för licensen, använder du IaaS (Infrastruktur som tjänst) och PaaS (Plattform som tjänst) betalar du för förbrukningen av datorkraft och databaser.

Huvuddelen av kostnaderna för en molnplattform ligger oftast just i licenser och förbrukning. Så i ett publikt moln och beroende på vilka tjänster du använder, kommer ditt företag att faktureras för en kombination av detta.

I relativa termer är det då enkelt att beräkna kostnaderna eftersom du ”bara” räknar på licenser och det du behöver använda.

Med de flesta molntjänster kan dessa kostnader justeras upp och ner beroende på din efterfrågan. Betala mer när du behöver, mindre när du inte behöver.

Migrering

I sin enklaste form är migrering när du gör ett byte av teknisk plattform från ett IT-system till ett annat. Det kan inkludera hårdvara, mjukvara och databaser, för att nämna några.

Om ditt företag inte har alla de färdigheter och resurser som behövs för att utföra en molnmigrering på egen hand, så vill du anlita IT-specialister för att utföra arbetet.

Extern expertis kan vara till hjälp på flera sätt. De kan hjälpa dig med ett strategiskt tillvägagångssätt, effektivisera processen, genomföra arbetet och utbilda din personal. 

En förståelse för dina interna resurser och expertis hjälper dig att avgöra om du behöver hjälp av molnspecialister och till vilken nivå – genomföra hela arbetet eller bara delar av det?

Då kan du få en känsla för vilka konsultavgifter du kan förvänta dig.

Integrationer

Gamla applikationer är inte alltid redo att köras i molnet eftersom de är utvecklade för äldre operativsystem.

För att förenkla detta nu och endast som ett exempel, i molnet går gränsdragning för hur gammal ett Windows serveroperativ kan vara vid Windows Server 2008 R2.

Har du program som körs på äldre operativsystem som du inte kan eller är redo att släppa, är det kostsamt att få det att funka med de moderna möjligheterna som molntjänster tillför.

Om exempelvis programtillverkaren för ett ekonomiprogram erbjuder deras produkt som SaaS, bör du seriöst överväga att gå över till det så länge du inte har en extremt specialanpassad lösning, vilket är ovanligt för småföretag.

I det fallet är det billigare att spendera pengarna på att flytta data till ett nytt system istället för att hålla liv i ett gammalt system i en modern miljö.

Kostnader som tillkommer med privata moln

Privata moln används ofta av myndigheter och större företag som vill eller måste ha fullständig kontroll över sin egen miljö. I de fall man inte har ett eget datacenter hyr man likt det publika molnet infrastrukturen från en extern tjänsteleverantör.

Men till skillnad mot ett publikt moln kan du få exklusiv användning av hårdvaran, vilket leder till ökad flexibilitet om ditt företag har unika behov.

Det leder till att privata moln i allmänhet är dyrare, av skäl som jag beskriver nedan.

Den egna hanteringen

Detta är ingen genialisk tankegång, utan snarare en självklarhet, men det måste ändå sägas.

I många fall innebär ett privat moln att ditt företag får ett ökat ansvar för hantering och underhåll av den bakomliggande tekniken. Ditt företag får tillgång till hårdvara, men dina anställda eller din IT-leverantör behöver ansvara för installationen och underhållet.

Som jag sa tidigare; olika alternativ kommer med en viss avvägning. Sen så är det tidskrävande och kostsamt att bestämma hur mycket och vilka resurser du ska köpa.

Med ett privatmoln behöver du noggrant planera behovet du har nu och framöver.

Ska du överdimensionera för framtiden eller försöka pricka in det du behöver just nu?

Besvärlig fråga att besvara.

Med det publika molnet kan du allokera mer resurser omedelbart.

Vilken frihet.

Outnyttjad utrustning och ineffektivitet

Även med den mest noggranna planeringen har många privata molnlösningar oundvikligen en viss ineffektivitet. Med andra ord, ditt företag betalar för mer resurser än vad man behöver.

Till exempel kan du med ett privat moln mycket väl betala för en viss kapacitet, bara för att se att den är outnyttjad vid vissa tider på dagen eller året.

Ett praktiskt exempel är Skatteverket.

Varje år får de en ökad efterfrågan på datorkraft när alla ska deklarera i maj. Kort därefter övergår de till normalt driftläge och sitter sen olyckligtvis med en massa outnyttjad datorkraft.

Hur dimensionerar man för såna toppar?

Det är svårt att göra det effektivt med privata moln.

Med det publika molnet skulle Skatteverket slå upp alla servrar de behöver under den korta deklarationsperioden, för att sen stänga av dem och komma undan med att endast betala för datorkraften man använde.

Jag är medveten om att jag förenklar Skatteverkets IT-miljö och de kanske inte får använda det publika molnet, men du förstår poängen.

Skadat anseende

Ibland inträffar incidenter som gör att företag tar skada, ofta ekonomiskt och i förlorat förtroende. Vad kostnaden för detta resulterar i är självklart svårt att räkna på.

Mindre företag ignorerar ofta vikten av detta, men även myndigheter och större organisationer som har resurserna verkar inte inse allvaret i att förhindra katastrofer.

Ett färskt exempel är Stockholmsbörsen.

18 april 2018 låg handeln nere i fem timmar, trots att de har krav på att vara uppe efter två timmar. Det var ett totalstopp som orsakades av ett brandlarm i ett av Nasdaqs datacenter.

Problemet är att inget reservsystem tog över.

Man kan väl tycka att det rimligtvis måste finnas en beredskapsplan om det börjar brinna i börsens datacenter. Det är en uppenbar krissituation att skydda sig mot.

Nasdaq har utan tvekan ett stort arbete för att återupprätta marknadens förtroende. Och mycket möjligt kommer de att behöva betala ut kompensationer och troligtvis har de förlorat en och annan kund också.

Vad jag vill få sagt är att välja det publika molnet, och då menar jag exempelvis Microsoft Azure, Amazon AWS, Google Cloud Platform och IBM Cloud, medför visserligen en viss förlust av kontroll, men i retur får du skydd mot katastrofer och säkerhet på en nivå som få organisationer kan matcha.

Hur jämför sig on-premise?

Efter allt snack om molnet har vi landat på det gamla traditionella sättet att driva sin IT på, lokalt.

Om du hoppar över molnalternativen och väljer att köra utrustning på plats slipper du självklart betala för den löpande användningen till en molnleverantör.

Huruvida det leder till att du sparar pengar eller inte beror på ditt enskilda företag.

Tack vare möjligheterna med virtualisering och god planering kan du komma undan med att köpa mindre hårdvara och kostnadseffektivt driva flera servrar på en och samma maskin.

Men utöver de initiala kostnaderna behöver du inkludera kostnaderna för nätverk, andra tillbehör, löpande serviceavtal för uppgraderingar och din egen arbetskraft.

Licenserna du köper är förvisso en engångsavgift, men i många fall kommer du ha behovet av att uppgradera med årliga licenser för att upprätthålla funktionalitet.

Ett återkommande tema som vi har pratat om tidigare i artikeln, är att du då riskerar köpa något du kanske sällan kommer att använda.

För säkerheten bör du ha ett dedikerat utrymme som är åtkomstkontrollerat med kylning och batteribackup.

Vill du ha redundansen som molntjänster ger dig behöver du köpa flera uppsättningar av allting och som då installeras i ett annat dedikerat utrymme.

Och glöm inte att du troligtvis behöver köpa nya hårdvaruservrar om fem år, det är mer eller mindre den förväntade livslängden. Och elförbrukning. Du måste ju betala för elen.

Jag tror jag precis har predikat för kören, för jag kan inte se att småföretag eller stora företag som sedan länge investerat i allt detta, skulle välja det här alternativet om de skulle ta samma beslut idag.

Varför det publika molnet är billigare

Molnet är inte bara en fråga om kostnad, utan också om bekvämlighet och praktisk användning.

Med det publika molnet köper du inte bara lagringsplats och datorkraft. Du köper Microsoft Azure Machine Learning, Amazon Aurora, Google BigTable och så vidare.

Du köper modern teknik, alltid uppdaterad.

De stora molnleverantörerna byter på löpande band ut sin utrustning för att hålla sig konkurrenskraftiga. Om ditt företag inte har som strategi att ha ett eget datacenter kommer du ha svårt att matcha innovationskraften som det publika molnet står för.

Det publika molnet ger dig en ojämförlig säkerhetsnivå. De stora molnleverantörerna attraherar de bästa säkerhetsexperterna och behandlar dem som den viktigaste tillgången, vilket de också är.

Om molnet inte vore säkert skulle vi inte våga använda det.

Med det publika molnet kan du aldrig slå i taket. Det finns en oändlig tillgång av resurser. Du kan börja så enkelt som du vill och sen skala upp i den takt du behöver.

Det publika molnet använder all infrastruktur mer effektivt än alternativen, till stor del tack vare skickligheten som deras personal besitter.

Vilket översätts till att det sannolikt är den billigare lösningen för de flesta företag.

Hur du utvärderar kostnader

Det bästa, mest objektiva och exakta sättet att jämföra äpplen mot äpplen är med hjälp av TCO – Total cost of ownership. TCO är ett vedertaget sätt att jämföra de direkta och indirekta kostnaderna mellan olika alternativ.

I vårt fall molntjänster (publikt, privat) och on-premise.

Till din hjälp tipsar jag dig om två utmärkta online verktyg för att räkna på din TCO.

Software Advice har en kalkylator som är enkel och passar dig om du vill göra en snabb jämförelse.  Microsofts TCO kalkylator ger dig möjligheten att vara mer detaljerad och är bra om du behöver ta hänsyn till fler tekniska detaljer.

Oavsett vilket verktyg du använder är det meningen att du ska få en bättre förståelse, inte ett exakt svar. Det jag brukar göra är att räkna i överkant för att slippa överraskningar.

Mycket nöje.

Sammanfattning

Även om jag är en förespråkare för molntjänster är jag inte blind för alternativen. Squad hjälper företag, via bloggen och i konsultationer, att komma fram till slutsatser så att de kan fatta egna beslut för vad som är bäst för dem.

Medan molnet verkar vinna i de flesta lägen har jag visat på lägen då det inte är fallet.

Om du kan göra objektiva jämförelser med hjälp av det vi har gått igenom och andra faktorer, sitter du i ett bra läge för att göra det bästa valet. Verktygen jag har nämnt förenklar dina jämförelser även om du inte är en IT-chef.

Tycker du fortfarande att det är komplext kan vi som IT-specialister hjälpa dig att beräkna dina potentiella kostnader.

Squad IT-support konsultation

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Thomas är VD och grundare av Squad. Han har sen 1994 hjälpt företag att sänka sina IT-kostnader och framtidssäkra sin teknikinvestering. Och han tar sig tiden att spela golf, flyga drönare och resa så ofta han kan.