Vilket är bäst för ditt företag? Microsoft Office 365 eller Google G Suite? Två giganter som slåss för att dominera segmentet affärsproduktivitet.

I den här guiden kommer vi att titta närmare på dessa två och jämföra dem.

Office 365 och G Suite erbjuder båda liknande funktionalitet: till exempel ordbehandling, kalkylblad och lagring av filer.

Men det finns också skillnader. Office 365 erbjuder skrivbordsversioner av sina programvaror medan G Suite endast erbjuder webbapplikationer.

Google imponerar när det kommer till samarbete i realtid, medan Microsoft trycker på det faktum att de flesta är vana vid att använda deras produkter, vilket gör att inlärningsperioden blir kortare.

Innan vi sätter igång och för att vara fullständigt transparent är Squad en Microsoft partner. Men syftet med artikeln är att ge dig en ärlig och objektiv jämförelse för att hjälpa dig att fatta rätt beslut för ditt företag.

Låt oss vara tydliga från början – båda tjänsterna är utmärkta. Både Google och Microsoft gör ett bra jobb och på många sätt väljer du rätt oavsett vilken molntjänst du väljer.

Äpplen mot Äpplen: Hur vi har jämfört

Innan vi sätter igång är det viktigt att förstå hur vi har jämfört alternativen och syftet till varför.

För att förenkla den här guiden har vi valt att fokusera på företag med färre än 300 anställda och fler än 5.

Det kan kännas som ett märkligt intervall, men det är för att Business licenserna med Office 365 har ett tak på max 300 personer, medan Google inte har det på deras business.

Däremot erbjuder Microsoft fler funktioner i sin Business Premium plan som Google endast gör i sin Enterprise plan.

Är du färre än fem personer försämras villkoren avsevärt med G Suite.

Exempelvis får du inte obegränsad lagring, istället får du 30 GB och blir av med viktiga säkerhetsfunktioner. Med Microsoft får du 1 TB och behåller viktiga säkerhetsfunktioner.

Är obegränsad lagring avgörande för dig behöver du titta på en Enterprise licens med Office 365.

Behöver du bara jobba online och inte vill ha skrivbordsapplikationer har Microsoft en licens med fler funktioner till hälften av priset mot Googles Business – och så vidare…

Som du ser kan det bli krångligt att göra en enkel jämförelse om vi ska ta hänsyn till alla möjliga förhållanden.

Därför har vi valt att förenkla detta genom att jämföra ”Business mot Business”.

Det vill säga Office 365 Business Premium kontra G Suite Business. Vi hoppas att du uppskattar att vi förenklar den här djungeln åt dig.

Prismässigt hamnar båda Business licenserna ungefär runt en hundralapp, men du får fler funktioner med Microsoft.

Kort om vad du får med G Suite

G Suite består av en rad olika applikationer. De vanligaste är presentationsverktyget, kalkylark, dokumenthanterare och lagringsplattformen Drive.

G Suite erbjuder också integration av program från tredje part som kan hämtas från Googles webbutik. Fram till nyligen hette G Suite Google Apps och många refererar fortfarande till det som Google Apps.

Det finns ingen nedladdningsbar programvara och du kan endast komma åt G Suite via din webbläsare. G Suite-apparna känns mindre stökiga än de som följer med Microsoft Office, helt enkelt för att de inte har lika många funktioner, men vissa föredrar enkelheten med G suite.

Kort om vad du får med Office 365

Microsoft Office 365 är utrustad med en rad kända verktyg. Dessa inkluderar Word, Excel, Powerpoint, e-postklienten Outlook och lagringsplattformen OneDrive, tillsammans med andra funktioner som Skype och Microsoft Teams.

Många uppskattar det mer funktionella Office 365. Det är kraftfullt och kan hantera stora mängder data och komplexa funktioner på ett sätt som G Suite inte klarar.

Microsoft släpper snabbt nya uppdateringar som fungerar bra offline och har också mer utvecklade mobilappar. Trots att Office 365 är en Microsoft-produkt behöver du inte Windows för att få en bra Office upplevelse.

Office 365 vs G Suite – en genomgång av verktygen

När du har ansvar för att hjälpa företaget bli bättre, är det också ditt ansvar att välja rätt verktyg för samarbete. Men ett verktyg är bara lika bra som den som använder den.

Därför är det viktigt att lära känna dessa verktyg och hur de bäst kan användas.

Det är inte bara funktioner som är viktiga, utan också hur enkelt det är att få alla på företaget att använda lösningen.

Om du inte tränar kollegor, om du inte tar dig tiden att lära dig dessa kraftfulla verktyg, förvänta dig inte att något av dessa verktyg kommer att förbättra din produktivitet och samarbete.

Det är i det här läget en bra samarbetspartner gör stor skillnad, men mer om det senare.

Nu en genomgång och jämförelse i närmare detalj.

Lagring – OneDrive vs Drive

Molnlagring är en stark anledning till att många företag flyttar till molnet. Det hjälper till att sänka kostnader och förenkla fil- och dokumenthanteringen.

Med Microsoft OneDrive får du 1 TB per person. Det räcker gott och väl för de flesta företag, men här vinner Google Drive fighten.

Med Google Drive får du obegränsad lagring. Mycket attraktivt för företag som jobbar med video och ljud.

Produktivitetsapplikationer – Microsoft vs Google

Vem hjälper dig att jobba smartast med dokument?

Med Office 365 kan du installera Word, Excel, Powerpoint, OneNote, Access (PC) och Outlook på din dator och jobba offline. Även om fler och fler tjänster bli molnbaserade är det fortfarande många som föredrar att skicka filer till varandra.

Vi är vanedjur och gör saker på rutin.

Vi gillar att arbeta med välbekanta verktyg och med tanke på Microsofts långa historia av Office-produkter uppskattar företag lokalt installerade program. Med Office 365 kommer Office-paketet alltid med den senaste versionen, så ett argument för Office 365 är att du aldrig mer behöver köpa ett Office-paket.

Ett annat argument för Office 365 har att göra med funktionalitet. Det är rättvist att säga att Googles applikationer är mer basala än Microsofts motsvarighet.

Microsofts flaggskepp Word är funktionsrikt och erbjuder en rad funktioner som Google Docs inte gör. Men för somliga kommer många av de funktioner som erbjuds av Microsoft att förbli oanvända och överflödiga.

Docs är enkel att använda, mindre komplex än Word. Men vill du designa snygga dokument behöver du titta på Word. Om dina kunder och partners använder Word är det smart att använda samma för att vara säker på att allt fungerar ihop med varandra.

Excel är överlägsen Sheets. Excel är gjort för att kunna utföra komplexa beräkningar, hantera stora mängder data och har goda import- och exportmöjligheter.

Google Sheets kan inte hantera lika stora mängder data som Excel, men erbjuder ändå bra funktionalitet förutsatt att endast enklare uppgifter utförs. Google Sheets kan skapa grafer, beräkna automatiska summor och genom tillägg kan Sheets skapa översikter och konvertera enklare data till meningsfulla insikter.

Vill du skapa effektfulla animationer kommer Powerpoint att göra ett bättre jobb än Google Slides.

Google Keep är användbar för att ta snabba anteckningar, men det kan inte ersätta OneNotes struktur. Det är inte ens designat för att göra det. Med OneNote kan du strukturera dina anteckningar med flera anteckningsböcker med egna sektioner och undersidor.

Den enda appen som kan mäta sig med OneNote är Evernote. OneNote ersätter effektivt behovet av att ha faktiska anteckningsböcker liggandes. Med andra ord ersätter det pappersbehovet för dig.

Till Googles försvar har de kommit längre när det kommer till redigering av dokument i realtid. Även om Microsoft kommit ikapp, så ligger de fortfarande lite efter.

Googles produktivitetsapplikationer har ett mindre stökigt gränssnitt för att det har mindre funktioner. Ett argument för G Suite är därför att det är enklare att lära sig. Du kan också argumentera för att folk är vana med Office och är därför igång snabbare.

E-post – Outlook vs Gmail

Både Microsoft Office 365 och G Suite erbjuder bra e-postapplikationer, men ser väldigt olika ut.

Gmail är enkel, funktionell och har väldigt enkelt för att hitta meddelanden tack vare den kraftfulla sökfunktionen (inte helt oväntat från ett företag som specialiserar sig på sök).

Med Microsoft får du 50 GB postlåda, med Google får du mycket mer – obegränsat. Men som alltid är det endast som webbapplikation. Outlook kommer både som webb- och skrivbordsapplikation.

Jobbar du endast online med mejl kan Gmail vara frusterande eftersom du inte kan sortera och gruppera som du kan med Outlook. Med Outlook har många skapat sig en egen mappstruktur de har vant sig med och är beroende av. Många har också skapat otaliga regler för hur inkommande och utgående mejl ska hanteras automatiskt.

Gmails sökfunktionalitet triumferar Outlooks.

Men Outlooks skrivbordsversion erbjuder dock en hel del funktioner som Gmail verkar ha missat, till exempel ”Quick Steps” som låter dig automatisera vanliga och upprepande uppgifter.

Om du exempelvis frekvent flyttar meddelanden till en specifik mapp, kan du använda Quick Step för att flytta meddelandet med ett klick. Eller om du vill att meddelandet skapas som en kalenderpost och sen tas bort, kan du med ett klick se till att Quick Step gör detta.

Båda applikationerna tillhandahåller kalendrar som kan delas med andra på arbetsplatsen. Båda varianterna kan hålla ett register över möten, schemalägga möten och boka mötesrum.

Samarbete – Teams vs Hangouts

Inget företagspaket skulle vara komplett utan ett samarbetsverktyg. Både Microsoft och Google erbjuder bra alternativ för röst- och videokonferenser.

Microsoft Teams är en chatt-baserad arbetsyta som låter dig skapa gruppchattar, skicka privata meddelanden och filer. Google Hangouts erbjuder ungefär samma sak, men saknar några av de funktioner Microsoft Teams har. Exempelvis kan du inte skicka filer med Hangouts.

Båda apparna har inbyggd skärmdelning och videomöten.

Teams är tätt integrerat med SharePoint som ger dig ännu fler fördelar och är därför ett bättre val om du arbetar med grupprojekt eller har ett större behov av dagligt samarbete.

Glöm inte att Microsoft också erbjuder Skype for Business, men om jag vore du skulle jag satsa på Teams. Microsoft kommer med tiden att fasa ut Skype for Business till förmån för Teams.

Priser

Office 365 och G Suite har motsvarande prismodeller. Priset baseras på antal användare, med andra ord en person med en egen mejladress. Gruppadresser som support@foretag.se och info@foretag.se räknas inte som användare.

I den här artikeln har vi jämfört Microsoft Business Premium mot Google G Suite Business. Men det finns många olika prisplaner du kan välja mellan för att få rätt funktioner, till rätt person till bästa möjliga pris.

Pratar vi i generella termer finns det inte en nämnvärd prisskillnad.

Det tar oss vidare till partnernätverket.

Partnernätverk – göra det själv eller få hjälp

Både Microsoft och Google har ett globalt partnernätverk som kan hjälpa dig med konsultation, migrering, support, utbildning, utveckling, säkerhet och mycket mer.

Microsofts partnernätverk är mer mogen och betydligt större än Googles G Suite Partner Program. Microsoft Partner Network, förkortat MPN, lanserades 1992 och programmet består av 640 000 partners.

2014 annonserade Google deras G Suite Partner Program och har något fler än 10 000 partners.

Fördelen med att jobba med en partner är att du får tillgång till specialister som hjälper dig att strategiskt se över dina IT-behov och sätta upp en plan, så att du kan få mer gjort, förbättra samarbete och sänka kostnader.

Squad har jobbat med Microsoft produkter i över två decennier och varit partner ungefär lika länge.

Jag kan därför med insikt och erfarenhet uttala mig om det enorma stödet och de gedigna utbildningarna vi som partners får på Microsofts stora produktutbud, inte bara Office 365.

Sammanfattning

G Suite och Office 365 kan tävla med varandra när det gäller det mesta, och för att vara rättvis erbjuder båda kompetenta verktyg som kan göra jobbet. Varje plattform har sitt affärsmässiga argument.

En viktig aspekt är vem du samarbetar med för att få ut maximal nytta av det du använder.

Men frågan kvarstår. Vad är bäst för ditt företag?

Jag vet att jag kan framstå som partisk eftersom Squad är en Microsoft partner, men vi har gjort en objektiv bedömning av funktionerna i respektive tjänst.

Om vi gör en något förenklad jämförelse så här:

  • Microsoft OneDrive vs Google Drive
  • Microsoft Word vs Google Docs
  • Microsoft Excel vs Google Sheets
  • Microsoft PowerPoint vs Google Slides
  • Microsoft Outlook vs Google Gmail
  • Microsoft OneNote vs Google Keep
  • Microsoft Teams/Skype vs Google Hangouts

Då kan jag med handen på hjärtat säga att Google vinner på lagring eftersom det är obegränsat (åtminstone enligt den licensen vi har jämfört med i den här artikeln).

I allt annat vinner Microsoft.

Värt att nämna i sammanhanget är att med G Suite får du inga skrivbordsapplikationer. Är det viktigt för din produktivitet behöver du inte ens en jämförelse. Då är valet självklart.

Kostnadsmässigt ligger båda plattformarna ungefär samma i pris. Google är marginellt billigare, men kommer med mycket mindre funktioner.

Säkerhet är förmodligen Office 365s mest självklara vinst över G Suite.

Till skillnad mot G Suite är säkerhet och efterlevnad inbakad i varje produkt. Du behöver aldrig fundera på vilka applikationer som klarar av höga myndighetskrav. För mer information om säkerhetsfunktioner gå till Office 365 Trust Center.

Sedan saknar Google en motsvarighet till Microsoft Yammer. Med Yammer kan du sätta upp ett socialt nätverk för både kollegor och externa partners. Vi har heller inte gjort en jämförelse mellan Microsoft SharePoint och Google Sites. Det förtjänar en egen artikel.

I det sammanhanget blir det inte en rättvis jämförelse, för att då kan inte G Suite matcha Office 365. Där sa vi det. Och det stämmer.

Squad IT-support konsultation