Få bättre IT resultat

Flytta till molnet: Så blir en migrering lyckad till Office 365 & Azure

Peter Jakobsson

Peter Jakobsson

Du har redan bestämt dig för att flytta till molnet. Du känner till fördelarna och troligtvis använder du redan ett par molntjänster.

Den faktiska flytten som innefattar servrar, databaser med kritisk data kan ändå vara en skrämmande uppgift. IT:s komplexitet gör sig snabbt påmind.

Nu har du i alla fall bestämt dig och då vill du självklart veta hur du ska göra och vad du behöver ta hänsyn till.

På Squad har vi genomfört hundratals migreringar, gjort massor av misstag och dragit ännu fler lärdomar. Det är fantastiskt att fortsätta lära sig efter mer än 20 år i IT-branschen.

I den här artikeln delar jag med mig av våra erfarenheter. Några saker kan verka självklara, men bör nämnas och återupprepas.

Ta hjälp för att underlätta en flytt till molnet

Alla migreringsprojekt är en stor uppgift som bör planeras noggrant. Ditt företag växlar inte bara från en lösning till en annan, du växlar lokal datorkraft till molnbaserad datorkraft.

En plan för hur du ska migrera till molnet skiljer sig givetvis beroende på hur din nuvarande IT-miljö ser ut och vad det är du ska migrera. Det är vanligt att dela upp en migrering i flera delar.

Förenklat skulle detta kanske innebära att servrar och databaser migreras till Microsoft Azure med hjälp av verktyget Azure Migration Journey.

Produktivitet och kommunikationsrelaterade verktyg migreras till Office 365. Där hamnar mejl i Exchange Online, dokument i SharePoint Online och OneDrive, och samarbete i Microsoft Teams.

Oundvikligen kommer en migrering till molnet att leda till en viss störning i IT-driften. Hur väl driftstörningen hanteras är avgörande för om det blir en smidig övergång eller om den medför onödiga kostnader för ditt företag.

Fallgroparna med en molnmigrering är många, men lätta att undvika med hjälp av en molnspecialist. För att få hjälp med att planera migreringen på ett genomtänkt sätt rekommenderar jag dig att konsultera en ”cloud advisor” – på ren svenska, en IT-leverantör som specialiserar sig på molntjänster.

Migrera bara det du behöver

Att migrera till molnet presenteras många gånger som antingen upp med allt till molnet eller behåll allt på marken. Det är enkelt att argumentera för att det bästa är att köra 100% moln eftersom att du då får ut det mesta av vad det kan erbjuda. Vilket är ett bra slutmål, men i sammanhanget migrering kan nyckeln till en smidig flytt vara att vänta med vissa applikationer.

Det är vanligt att börja med mejl och lagring för att senare flytta eller i andra fall uppgradera affärsapplikationer till en molnbaserad motsvarighet, som ekonomi och CRM-system.

Många sitter idag med äldre affärssystem som körs på egna servrar, medan samma mjukvarutillverkare erbjuder molnbaserade versioner och kan hjälpa till med en uppgradering.

Se över din internetanslutning

Att flytta till molnet gör att du slipper nästan alla lokala omständigheter, förutom en – din internetanslutning.

Molntjänster är mestadels webbaserade och du drar nytta av en snabb internethastighet.

I Stockholmsområdet har vi ett välutbyggt fibernät. Du kan troligtvis få fiber till din adress. Bredband via fiber är en framtidssäker investering. Fiberoptik bygger trots allt på ljus som är det snabbaste vi känner till.

Med fiber finns möjligheten att ha samma hastighet upp som ned, en viktig detalj då det mesta vi delar med varandra på internet kräver att vi både skickar och tar emot information.

Ytterligare en fördel med fiber är att du får en egen dedikerad anslutning, vilket inte alltid är fallet med anslutningar via andra metoder.

Även om många molntjänster inte kräver särskilt mycket bandbredd har vårt surfbeteende ändrats drastiskt. Vi streamar högupplöst video och lågkomprimerad musik, samtidigt som våra många enheter med alla deras appar uppdateras kontinuerligt i bakgrunden.

Allt detta slukar bandbredd och därför vill du ha tillräckligt över så att alla tjänster fungerar tillfredsställande.

Skynda långsamt när du migrerar till molnet

En flytt till molnet förändrar fundamentalt hur ditt företag kan använda IT och hur personalen interagerar med den moderna tekniken. Molntjänster möjliggör många nya sätt att jobba på.

Office 365 som ett exempel, innehåller en mängd olika appar som personalen troligtvis aldrig har stött på tidigare. Dessa appar förenklar kommunikation och förbättrar produktiviteten, men kan leda till en röra om de inte hanteras på rätt sätt.

När ska du använda Yammer eller Teams? Ska du ens använda båda? Vad är Groups och Delve? Och så vidare...

För företag som är vana att använda on-premise (lokala) lösningar kan molnet vara något av ett mysterium. Därför kan det vara ett misstag att försöka göra allt på en och samma gång. Det blir lätt fel och skapar förvirring hos personalen.

Det här tar mig tillbaka till det jag sa tidigare, en lyckad migrering är en stegvis process.

Man måste ta hänsyn till att vi människor är vanedjur och behöver tid för att anpassa oss till förändringar. På Squad har erfarenheten lärt oss att i första stadiet är det bästa att försöka efterlikna nuvarande arbetssätt så mycket som möjligt.

Det du vinner initialt är att ditt företag har hamnat i en modern IT-miljö och som ett resultat kan sänka kostnader, men att arbetssättet mer eller mindre är detsamma för att bibehålla effektiviteten. Åtminstone till en början tills allt har ”satt” sig.

Med handen på hjärtat är det här ett misstag vi har gjort själva och sett många andra göra. Skynda långsamt!

Förstå förändringen för dig och IT-leverantören

Molnet kan på ett fundamentalt sätt förändra ditt företag till det bättre och som beslutsfattare bör du ha höga förväntningar. Se till att din IT-partner först matchar din dagliga affärsverksamhet – för att sen hjälpa dig att gynnas av alla fantastiska möjligheter med nya moderna arbetssätt.

På samma sätt som molnet förändrar ditt företag till det bättre gäller detsamma för IT-leverantören. Molntjänster kräver fortfarande IT-support och administration.

Din IT-leverantör tar naturligtvis fortfarande hand om saker som säkerhet, backup och användarstöd, vilket är traditionellt vad IT alltid har gjort. Istället för att spendera tid på att uppdatera hårdvaruservrar kan de rikta fokus mot att hjälpa dig att nå dina långsiktiga mål, på ett strategiskt sätt.

Molnet har nödvändigtvis inte gjort jobbet enklare för IT-leverantören, men istället förändrat vad de gör dagligen. Modern IT-support handlar mindre om teknik, serverhårdvara och kablar, och mer om hur man optimerar tekniken för att göra företag som ditt effektivare.

Definiera förväntan, kommunikation och ansvar

Svarar molnet på alla frågor? Är det rimligt att hantera CAD-filer i SharePoint-online? Kan man köra Visma i Azure utan terminal? Ska servrarna vara igång dygnet runt?

Du har gjort det du tror krävs av dig och antar att alla andra gör vad de ska. Så långt allt väl? Problemet är att det ofta inte är uttalat vem som gör vad. ”Tog inte du kontakt med leverantören?” ”Det är väl inga som jobbar vid den här tiden?” ”Jag trodde Berit skulle...”

En synnerligen viktig del i processen är att reda ut vad det är som ska ske och hur det påverkar alla inblandade. Detta bör också kommuniceras. Det räcker inte att IT-personalen och systemägaren har koll. Lager-Lotta och Ekonomi-Ellen måste också få reda på vad som gäller.

Genom att låta definiera vad som sker, hur det sker, när det sker och framförallt varför det sker får du ofta med dig alla inblandade på tåget.

Se också till att du har svaret på dessa frågor: Vad finns det för förväntningar? Vem/vilka är ansvariga? Hur kommunicerar vi?

Ju mer som kartläggs innan flytten desto mer ökar chansen för en friktionsfri migrering utan obehagliga överraskningar.

Släpp inte fokus på säkerhet

En naturlig följd med att flytta till molnet är att du får färre säkerhetsbekymmer att oroa dig för.

Trots att molntjänster från stora jättar som Microsoft, IBM, Amazon och Google erbjuder ett av världens bästa säkerhetsskydd, slutar inte ansvaret för IT-säkerheten för att du migrerar till molnet.

Ditt företag behöver fortfarande dra sitt strå till stacken. IT-säkerhet i alla avseenden är ett tvådelat ansvar. Bekanta dig med hur IT-säkerheten funkar i molnet och jobba med din IT-leverantör för att införa viktiga säkerhetspolicys.

Detta inkluderar bland annat saker som tvåfaktorsautentisering för att förhindra kontokapning och att hålla alla enheter uppdaterade för att täcka nya sårbarheter.

Sammanfattning

Du gör helt rätt i att ha höga förväntningar om vad molnet kan erbjuda ditt företag, men en lyckad flytt sker stegvis och det är viktigt att till en början hålla det enkelt. Det vi har gått igenom är några aspekter av molnmigreringen samt en del vanliga misstag många gör, som du nu kan undvika.

Så tänk nu på att:

  • Ta hjälp för att underlätta en flytt till molnet
  • Migrera bara det du behöver
  • Se över din internetanslutning
  • Skynda långsamt
  • Förstå förändringen för dig och IT-leverantören
  • Definiera förväntan, kommunikation och ansvar
  • Släpp inte fokus på säkerhet

En molnspecialist kan se till att du får en smidig övergång och att personalen kommer igång snabbt. För bästa möjliga resultat kan din IT-leverantör optimera molnet för att göra ditt företag effektivare.

Squad IT-support konsultation

Peter Jakobsson

Peter Jakobsson

Peter är konsultchef och delägare av Squad. Han gillar att spela brädspel med vänner och familj, samtidigt som han planerar sin förtidspension till Palma som en berömd och rik manusförfattare. När han inte gör det så kombinerar han över 15 års IT-erfarenhet med att hjälpa företag att underlätta samarbete och förenkla projekthantering.