Få bättre IT resultat

Digital arbetsplats för småföretag med Office 365

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Det råder ingen tvekan om att teknikutvecklingen har gett oss fler valmöjligheter och bättre verktyg. Men vad de flesta av oss vill ha är verktyg som är enkla att använda. Inte fler komplexa val.

Vi förväntar oss samma typ av intuitiva upplevelse från tekniken på vår arbetsplats som vi tar för givet från våra smartphones, paddor och spelkonsoler.

Enklare, tryggare, bekant och samlat. Tack.

För att planera inför framtidens arbetsplats behöver vi hitta balansen mellan rätt verktyg för varje avdelning och person samt tillgång till en infrastruktur som kan växa med företaget i framtiden.

Vad är en digital arbetsplats?

En digital arbetsplats är en samling av alla digitala verktyg anställda behöver för att göra sitt jobb.

Men fler och fler anställda använder applikationer som inte erbjuds eller är godkänt av företaget. I branschtermer kallar vi detta för shadow-IT.

Det kan vara så enkelt att dokument med känslig information ligger på någons privata Dropbox, eller att företagsinformation sprids i populära chatt-program som Slack.

Med en digital arbetsplats kan du många gånger lösa behovet anställda har, samtidigt som företaget får bättre kontroll över sin egen data. Något som blir allt viktigare med den nya dataskyddsförordningen, GDPR.

Till exempel kan du med SharePoint i Office 365 ha en gemensam samarbetsyta med externa partners eller expandera företagets Yammer-nätverk (socialt intranät) för att kommunicera och dela filer.

Detta är bara ett exempel av många, men poängen är att anställda får tillgång till funktioner och applikationer de behöver i sitt arbete, samtidigt som företaget säkert och enligt regelverk får kontroll över information och data.

Varför en digital arbetsplats?

Sedan urminnes tider har tekniken påverkat vårt levnadssätt.

Men den moderna tekniken har förändrat hur vi interagerar med varandra. Det har haft stor inverkan på våra personliga liv från hur vi tittar på film, till dejting och mycket mer.

Konsekvent har det förändrat hur vi jobbar.

Internet och molntjänster har utlöst en revolution på arbetsplatsen där samarbete, kommunikation och produktivitet inte längre är kopplat till en fysisk plats.

Denna revolution kallas ”den digitala arbetsplatsen”.

Här är en inspirerande video från VMware som sammanfattar svaret på frågan i rubriken.

Och nu...

Den moderna arbetsplatsen med Office365

Den digitala arbetsplatsen är svaret på den eviga strävan att få rätt information till rätt person, i rätt ögonblick, på kortast möjliga tid. Detta är konceptet som vägleder oss på Squad när vi pratar om den digitala arbetsplatsen med företag.

Ursäkta uttrycket – men livet borde bara vara jävligt enkelt.

Så låt oss se hur Office 365 hjälper till att förverkliga detta.

Kunskapshantering

"Knowledge is power. Knowledge shared is power multiplied.", ett citat från Intels medgrundare, Robert Noyce, även kallad “the Mayor of Silicon Valley”.

Kunskapsdelning händer när information och innehåll är organiserat och enkelt för alla att komma åt.

Med Office 365 kan du organisera dina dokument i bibliotek som är kopplade till respektive avdelning och projekt. Det kan vara allt från projektplaner, interna guider till personalhandlingar.

Du kan klassificera dokument genom att tilldela taggar, nyckelord och kategorier för att enkelt hitta information.

Citatet från Robert Noyce visar på hur viktigt det är med bra kunskapshantering.

Det hjälper till att sprida värdefull kunskap inom företaget. När du enkelt får tillgång till användbar information slipper du uppfinna hjulet på nytt, och istället sparar du tid och ökar din produktivitet.

Samarbete

Känns detta bekant?

Vi åker till kontoret för att få jobbet gjort. Vi samlas från åtta till fem för att kunna ställa frågor och tackla problem tillsammans. Vi använder whiteboardtavlan för att rita fram grafer och måla upp idéer.

När vi träffas fysiskt är det enkelt att brainstorma, samarbeta och ha möten.

Men behöver vi träffas på ett kontor för att kunna göra allt detta?

Vi närmar oss 2020… finns det inte ett bättre sätt att samarbeta på?

Digitalt… men för att det ska vara effektivt måste det vara smidigt.

En modern arbetsplats låter oss samarbeta på sätt som vi tidigare endast kunnat göra på kontoret. Det öppnar upp möjligheten för att kollegor ska kunna jobba hemifrån eller från andra platser.

Det leder till ökad flexibilitet som leder till ökad produktivitet. Det är studieresultatet från en rapport publicerad i Harvard Business Review.

I studien som pågick under en niomånaders period fann man att ökad flexibilitet (utöver ökad produktivitet) också ledde till att anställda:

  • Minskade sin sjukfrånvaro
  • Arbetade fler timmar
  • Var gladare i sitt arbete

Med resultatet framför oss är det självklart.

Tillgänglighet på kontor betyder ofta fler avbrott. Åtta till fem funkar inte för alla, speciellt föräldrar. Och behöver vi verkligen ett konferensrum för 12 personer, när det sällan nyttjas av fler än två samtidigt?

En digital arbetsplats är ett nytt paradigm för samarbete.

Med Office 365 kan du enkelt skapa ytor för olika avdelningar eller team där alla kan samlas för att dela med sig av sina idéer och information, se och uppdatera uppgifter, kommunicera genom röst- och videosamtal, och få tillgång till nyheter, notifikationer – och ja, rita på en whiteboard.

Kommunikation

Kommunikation är fundamentalt för alla företag och trots att inget företag är det andra likt, så är det viktigt att möta dessa behov och erbjuda kolleger olika sätt att kommunicera på.

Där det finns människor finns det ett behov av att samlas, dela och prata. Kommunikation kan vara formell eller informell, person till person eller från en till många – skriftligt eller verbalt.

Med så många olika sätt att kommunicera på behöver våra kommunikationsverktyg också kunna uppfylla dessa olika behov och omständigheter.

Med Office 365 får du en uppsättning kommunikationsverktyg som lämpar sig för olika situationer.

Yammer för forumliknande konversationer.

Teams för chatt, röst och video.

SharePoint och OneDrive för att kommunicera på dokumentnivå.

Allt samlat i ett och samma ekosystem, med ett gränssnitt som känns bekant – trots de många olika sätten du kan kommunicera på.

Socialt engagemang

Användningen av sociala medier ökar stadigt från år till år. Lite mer än hälften av svenska internetanvändare är på Facebook dagligen, det är statistik från rapporten ”Svenskarna och Internet 2017” från Internetstiftelsen i Sverige, IIS.

Det är Sveriges största undersökning om digitala trender och hur vi använder internet.

Sociala medier är en naturlig del av vår vardag och därför en viktig funktion i affärssammanhang. Det underlättar inte bara kommunikation och samarbete, men leder också till en positivare företagskultur.

När alla kan dela med sig av sina kunskaper genom att enkelt kommentera och publicera innehåll ökar engagemanget. Faktum är att i en rapport från McKinsey, kom man fram till att sociala funktioner i ett företag kan öka produktiviteten med så mycket som 20–25%.

Med en digital arbetsplats byggd på Office 365 får du välbekanta social media-funktioner. Du kan tagga kollegor och följa dem. Märka konversationer eller svar med hashtags (# före ordet).

Du kan även följa dokument och samarbetsytor för att hålla dig uppdaterad med det som är relevant för dig. Gilla (tummen upp) för att visa att du håller med eller uppskattar vad en kollega har publicerat eller svarat.

Säkerhet

När du fysiskt lagrar viktig information vill du ha det bakom lås, larmat och i ett brandsäkert kassaskåp. I digitala sammanhang är det affärskritiskt att din information hålls säkert.

Office 365 har säkerhetsklassificeringar som klarar av höga myndighetskrav, globalt som på EU-nivå. Den typ av säkerhet du får med Office 365 är svårt för småföretag att upprätta själv, för att inte säga kostsamt.

Microsoft tar säkerhet på största allvar och erbjuder med sin höga standard bland annat dataförlustskydd, kryptering av din data, revisionsrapporter och multifaktorautentisering.

Den typen av säkerhet är som man säger: I världsklass.

Flexibilitet

En digital arbetsplats är i slutändan en återspegling av förändringar, utvecklingen och tillväxten i ditt företag.

Moderna kommunikationsbehov. Förändringar i processer. Nya kontor, i och utanför Sverige. Kollegor som vill kunna jobba på landstället, flygplatsen eller vid poolkanten.

Ett företag är aldrig statisk. Vi människor är dynamiska.

Med Office 365 kan du skala upp som ner, erbjuda alla på företaget flexibiliteten att få jobbet gjort, oavsett vart man befinner sig och integrera med externa applikationer.

Allt samlat på ett och samma ställe. Centraliserat.

Sammanfattning

En digital arbetsplats är en samlingsplats där du kan klara av mål, brainstorma, få feedback och lösa problem.

Där du enkelt kan få tag på information, följa dina uppgifter, delta i möten, lagra dokument och uppdatera projekt, internt som externt, via röst- eller videosamtal.

Sist men inte minst, det måste vara säkert och klara av höga myndighetskrav.

SquadLogic är en sån tjänst och bygger på Office 365.

Om du redan har Office 365 eller tänker skaffa och vill genomföra en lösning som centraliserar dina affärsprocesser, kan vi hjälpa dig.

Squad IT-support konsultation

Thomas Bjälkenfalk

Thomas Bjälkenfalk

Thomas är VD och grundare av Squad. Han har sen 1994 hjälpt företag att sänka sina IT-kostnader och framtidssäkra sin teknikinvestering. Och han tar sig tiden att spela golf, flyga drönare och resa så ofta han kan.